Promptguiden
I Sundsvall- och Ånge kommun använder vi AI (Artificiell Intelligens) för att bli smartare och effektivare, med hjälp av vår AI-plattform Intric. För att få bäst hjälp från en AI-assistent i är det viktigt att skriva tydliga instruktioner, även kallade prompts.
Denna guide är för dig som vill lära dig grunderna i AI. Vi förklarar vad en prompt är och hur du kan formulera tydliga instruktioner för att få bättre svar från AI-verktyg.
Vad är en Prompt?
En prompt är helt enkelt den instruktion, fråga eller uppgift du skriver in när du vill att en AI ska göra något. När du skapar eller använder en AI-assistent i Intric, är det instruktionen du skriver i fältet "Prompt" som talar om för assistenten hur den ska bete sig och vad den ska göra.
%20promptsetting.png)
Se prompten som en arbetsbeskrivning du ger till en AI-assistent, precis som du skulle ge instruktioner till en kollega
- Enkel prompt (mindre bra): "Skriv om sommaren"
- Resultatet blir ofta allmänt och kanske inte alls vad du tänkt dig, eftersom AI:n får för mycket frihet att tolka.
- Bättre prompt (tydligare): "Agera som en glad poet. Skriv en kort dikt (max 50 ord) om en vacker svensk sommardag vid en sjö, med fokus på sol och bad."
- Här ger du tydliga ramar: roll (poet), format (dikt), längd (max 50 ord), ämne (svensk sommardag vid sjö) och känsla/fokus (glad, sol, bad).
Ju tydligare instruktioner (prompt) du ger, desto större chans att AI-assistenten levererar precis det resultat du önskar!"
Varför är det viktigt med en bra prompt?
En tydlig prompt är nyckeln till ett bra svar från AI:n. AI:n vet bara det du berättar för den, och om du är otydlig eller för allmän måste den gissa vad du menar. Det kan leda till svar som är irrelevanta, felaktiga eller helt enkelt inte vad du hade tänkt dig.
Tänk på skillnaden:
- Otydlig fråga: "Berätta om Sundsvall."
- Möjligt resultat: AI:n ger dig allmän fakta, kanske lite historia eller information om kommunens organisation.
- Tydlig prompt: "Jag behöver tips till en nyinflyttad barnfamilj. Lista tre familjevänliga badplatser inom 15 minuters bilresa från Sundsvalls centrum. Inkludera information om parkering och om det finns kiosk."
- Möjligt resultat: AI:n förstår exakt vem du är och vad du behöver, och ger ett specifikt och användbart svar anpassat för en barnfamilj.
Genom att lära dig skriva bra prompts kan du:
- Få mer exakta och relevanta svar från dina AI-assistenter.
- Spara tid genom att slippa ställa om frågan eller förtydliga i flera omgångar.
- Styra AI:n att ge dig information i det format och med den ton du behöver.
- Skapa mer kraftfulla och användbara AI-tillämpningar i Intric.
Grunderna: Så skriver du bättre prompts
Här är några enkla tips för att göra dina prompts mer effektiva, oavsett om du använder Intric eller andra AI-verktyg:
Vanliga misstag
- Att vara för allmän eller otydlig: AI:n behöver detaljer för att förstå exakt vad du vill ha. Annars måste den gissa, vilket sällan blir perfekt.
- Att glömma ange målgrupp eller syfte: Om AI:n vet vem svaret är till eller varför du behöver det, kan den anpassa ton, stil och innehåll mycket bättre.
- Att inte specificera önskat format: Utan formatinstruktion (t.ex. punktlista, tabell, e-postutkast) får du kanske en lång text när du egentligen ville ha en kort, strukturerad lista.
- Att ge för lite bakgrundsinformation: Om uppgiften kräver viss kontext eller bygger på tidigare information, se till att inkludera det. AI:n har inget automatiskt minne av era tidigare samtal.
Tips 1: Var tydlig och specifik
För att göra din prompt tydligare, tänk på följande:
- Vad vill du ha? Beskriv uppgiften tydligt. Istället för "skriv ett mejl", säg "skriv ett utkast till ett vänligt påminnelsemejl till projektgruppen om att budgetunderlaget ska vara inne på fredag kl 16."
- Inkludera detaljer: Om du vill ha en sammanfattning, ange önskad längd (t.ex. "i tre punkter", "max 100 ord") och vad den ska fokusera på.
Exempel (Mindre bra):
Sammanfatta mötet.Exempel (Bra):
Sammanfatta mötesanteckningarna nedan i tre korta huvudpunkter. Fokusera endast på beslut som togs och vem som är ansvarig för att utföra varje beslutad åtgärd.
Mötesanteckningar:
"""
[Klistra in mötesanteckningar här]
"""Tips: Att använda avgränsare som """ eller specifika taggar (t.ex. <data>...</data>) runt text du klistrar in hjälper AI:n att tydligt skilja dina instruktioner från det material den ska arbeta med.
Tips 2: Ge Kontext (Bakgrundsinformation)
Om din uppgift bygger på tidigare information, specifika förutsättningar eller kräver viss bakgrundskunskap, se till att inkludera det i prompten. AI:n minns inte automatiskt era tidigare samtal eller vad som står i andra dokument om du inte ger den den informationen direkt i prompten.
Exempel (Ge kontext i form av tidigare meddelande):
Jag fick följande e-postmeddelande. Skriv ett kort och artigt svarsutkast där jag tackar för inbjudan men meddelar att jag tyvärr inte kan delta på grund av en sedan tidigare inbokad resa.
Ursprungligt meddelande:
"""
Från: Anna Svensson
Ämne: Inbjudan till projektmöte 10 maj
Hej!
Du är välkommen på projektmöte för Projekt X den 10 maj kl 13:00 i rum Alfa.
Meddela gärna om du kan komma.
Mvh,
Anna
"""Tips 3: Ange Format eller Längd
Tala om för AI:n hur du vill att svaret ska presenteras:
- Format: Vill du ha svaret som en punktlista, en tabell, ett stycke text, en dikt, kod eller något annat? Var specifik!
- Längd: Ange om du har önskemål om längden, t.ex. "max 100 ord", "tre korta stycken", "en A4-sida".
Exempel (Tabell):
Jämför fördelar och nackdelar med att köpa en elbil jämfört med en bensinbil för en genomsnittlig bilägare i Sverige. Presentera jämförelsen i en tabell med kolumnerna 'Fördelar Elbil', 'Nackdelar Elbil', 'Fördelar Bensinbil', 'Nackdelar Bensinbil'.Exempel (Enkel förklaring med längdbegränsning):
Förklara begreppet 'öppen källkod' med mycket enkla ord, som om du förklarar för någon som aldrig hört talas om programmering. Använd max två korta stycken.Tips 4: Ge AI:n en Roll (Persona)
För att få en specifik ton, stil eller kunskapsnivå på svaret kan du be AI:n att "spela en roll":
- Du kan be AI:n att agera som en viss expert (t.ex. "ekonom", "läkare", "historiker"), karaktär ("en arg pirat", "en hjälpsam robot") eller person ("en femåring", "en erfaren chef").
Exempel (Reseguide):
Agera som en entusiastisk och kunnig lokal reseguide i Sundsvall. Ge mig ett detaljerat förslag på en dagsutflykt (ca 6-8 timmar) för en turist som är mycket intresserad av industrihistoria och vacker natur. Inkludera lunchförslag.Exempel (Kommunikatör):
Agera som en erfaren kommunikatör på Sundsvalls kommun. Hjälp mig skriva ett kort, informativt och lättförståeligt utkast till en text för kommunens webbplats som förklarar hur invånare ansöker om bygglov för enklare åtgärder (t.ex. altan eller friggebod). Målgruppen är vanliga husägare.Tips 5: Dela upp Stora Uppgifter
För komplexa uppgifter som kräver flera steg eller mycket information, är det ofta bäst att dela upp jobbet:
- Bryt ner den stora uppgiften i flera mindre, logiska prompts.
- Detta minskar risken för fel och gör det lättare för AI:n att leverera det du vill ha i varje steg.
Exempel (Istället för en jätteprompt):
- "Sammanfatta först den här långa rapporttexten om resultaten från vår senaste medborgardialog: [Klistra in rapporttexten här]."
- "Baserat på sammanfattningen du just gjorde, identifiera de tre vanligaste klagomålen och de tre mest uppskattade initiativen."
- "Skriv nu ett utkast till ett pressmeddelande som lyfter fram de uppskattade initiativen och kort nämner hur vi planerar att adressera klagomålen, baserat på punkterna från föregående svar."
Tips 6: Fokusera på vad du VILL (Positiva Instruktioner)
Formulera dina instruktioner positivt för att ge tydligare vägledning:
- Det är ofta mer effektivt att tala om för AI:n vad den ska göra, istället för vad den inte ska göra.
Exempel (Mindre bra - Fokuserar på vad som INTE ska med):
Skriv en bloggpost om de 5 bästa spelkonsolerna. Ta inte med några spelnamn.Exempel (Bra - Fokuserar på vad som SKA med):
Skriv en bloggpost på en paragraf om de 5 bästa spelkonsolerna. Diskutera endast konsolens namn, tillverkare, lanseringsår och total försäljning.Genom att specificera exakt vilken information du vill ha, minskar du risken att AI:n inkluderar oönskad information eller missförstår uppgiften.
Personuppgifter vid användning av AI
Extremt viktigt: Skicka aldrig in personuppgifter i externa AI-tjänster!
Att mata in information som kan identifiera en person (t.ex. namn, personnummer, e-post, adress, hälsouppgifter, foton) i publika eller externa AI-verktyg är oftast ett brott mot dataskyddsförordningen (GDPR), om inte specifika avtal och tekniska/organisatoriska skyddsåtgärder finns på plats (som t.ex. ett personuppgiftsbiträdesavtal för organisationer).
Tänk alltid på detta:
- Vad är personuppgifter? All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person. Var extra försiktig med känsliga uppgifter (hälsa, facklig tillhörighet, politiska åsikter etc.). Även information som i kombination med annan data kan identifiera någon räknas.
- Anonymisera eller pseudonymisera: Om du måste använda data som grund, måste du först ta bort eller ersätta all information som kan identifiera någon innan du skickar in den. Att bara ta bort namnet räcker sällan.
- Använd godkända verktyg: Om du använder AI i arbetet eller för en organisations räkning, använd endast de verktyg och metoder som din organisation har godkänt och som har korrekta avtal och riskbedömningar på plats.
- Vid osäkerhet: Chansa aldrig! Om du är det minsta osäker på om informationen är en personuppgift eller om hanteringen är tillåten, avstå från att skicka in den. Är du anställd, kontakta organisationens dataskyddsombud eller närmaste chef. Som privatperson, var medveten om riskerna.
Praktiska Exempel
Scenario 1: Skriva ett e-postmeddelande
Ämne: Påminnelse: Projektmöte imorgon kl 10
Skriv ett kort och vänligt e-postutkast till projektgruppen (ca 8 personer).
Påminn om vårt projektmöte imorgon, tisdag, kl 10:00 i det digitala mötesrummet (länk finns i kalenderbokningen).
Be dem vänligen att titta på den senaste statusrapporten som delades igår, så att vi kan diskutera nästa steg effektivt.
Avsluta med en trevlig hälsning.
Signera med mitt namn, [Ditt Namn].Scenario 2: Få idéer (Brainstorming)
Agera som en kreativ eventplanerare. Ge mig 5 konkreta och lågbudget-idéer på enkla aktiviteter för att öka gemenskapen i en ideell förening (ca 50 medlemmar) under hösten. Fokusera på aktiviteter som är lätta att organisera och som passar olika åldrar.Scenario 3: Sammanfatta Lång Text
Sammanfatta den bifogade rapporten om digitalisering inom äldreomsorgen till en enda koncis paragraf på max 70 ord. Sammanfattningen ska vara lätt att förstå för en politiker som inte är insatt i ämnet.
Rapport:
"""
[Klistra in texten här]
"""Scenario 4: Förklara Något Komplicerat
Förklara vad dataskyddsförordningen (GDPR) innebär för mig som anställd i Sundsvalls kommun på ett mycket enkelt och tydligt sätt. Undvik juridisk jargong. Ge mig tre konkreta exempel på vanliga situationer i mitt dagliga arbete (kontorsarbete med medborgarkontakter) där jag behöver tänka extra på GDPR.Så här skriver du en komplett prompt: Exempel
För att få ett specifikt och användbart svar från AI:n, var tydlig med roll, kontext, format och uppgift.
Notera hur exemplet nedan specificerar roll (kommunikatör), uppgift (skriva utkast), kontext (internt nyhetsbrev om sommarfest), viktiga detaljer (datum, tid, plats, anmälan), önskad ton (glad och uppmuntrande) och format (ren text).
Exempel på en detaljerad prompt:
Agera som en erfaren kommunikatör på ett svenskt IT-bolag.
Skriv ett utkast till ett internt nyhetsbrev (max 200 ord) som informerar personalen om den kommande sommarfesten.
Inkludera datum (15 juni), tid (kl 18:00), plats (Stora Hotellet), och att anmälan sker via intranätet senast 1 juni.
Tonen ska vara glad och uppmuntrande.
Formatet ska vara ren text utan markdown.