Att digitalisera en kommun – Från det lilla till det stora

  • 25 maj 2020 23:01
  • Publicerat av: Jari Koponen

Alla kommuner genomför idag digitaliseringsresor – det är något som förväntas. Hur vi gör det skiljer sig dock en del. Men ett gemensamt mål är ofta att få digitaliseringen att bli en naturlig del som genomsyrar både tanke och aktion från ledning till enskild verksamhet.

En del pratar om att en tydlig styrning är vad som behövs för att nå dit. Men kommer nya styrdokument och strategier att leda till detta? Andra är övertygade om att vi får det att hända genom många initiativ direkt i verksamheten, ”låt alla blommor blomma”. Men kommer det att leda till målet? Vi tror att det handlar om både och, men vi återkommer till det…

För ca ett år sedan startade Sundsvalls kommun programmet för digitalisering. Politiskt beslutade ramar för digitalisering med frihet i genomförandet. När vi startade programmet valde vi aktivt ett arbetssätt som utgår från att lära genom att göra. Ett annat sätt hade varit att rita ut en tydlig styrning och genomförandeplan, men istället gick vi rakt ut i verksamheten.

Idag har vi ca 30 uppdrag igång samtidigt, totalt har vi startat 60+ uppdrag under ett år. Parallellt med detta jobbar vi med förutsättningsskapande aktiviteter.

Under detta år har vi lärt oss oerhört mycket som organisation. En av de viktigaste lärdomarna är att storskaliga genomförandet genom att arbeta från det lilla till det stora.

Hur då ”från det lilla till det stora”?

Från det lilla till det stora handlar om att få digitaliseringen att bli en naturlig del i utförandet av verksamheten, med en styrning som leder verksamheten och organisationen mot en hållbar digitalisering.

Allt utgår från att tillsammans starta aktiviteter i en lagom storlek för att lära, bygga förståelse och skapa insikter för framtiden. Efter att ha ”tränat” en resa eller två så finns en helt annan kunskap om digitaliseringens möjligheter och hur man kan tillgodogöra sig dessa på bästa sätt framåt. Utifrån detta skalar man upp digitaliseringen genom att lyfta in den som en tydlig fråga i ledning och styrning, samt arbetar in det i ordinarie verksamhetsplanering.

En illustration av en trappa som går från det lilla till det stora

Det är detta vi kallar ”från det lilla till det stora”.

Så kan en resa se ut

Ingen resa är den andra lik och vi spenderar ofta olika mycket tid i olika steg och ibland blir det en del hoppande mellan stegen. Men om vi generaliserar lite ser stegen ofta ut enligt följande:

  • Testa och utforska digitalisering i liten skala tillsammans med verksamheten – Genomför ett eller flera projekt tillsammans för att lära och träna. När vi har gjort det en eller två gånger skapas en trygghet i hur vi digitaliserar.
  • Fokusera på att visa den nytta som uppstår och hur den ska realiseras. – Det är oerhört viktigt för att förstå vikten av en fortsatt digitalisering på ledningsnivå. Det sker genom att visa på den nytta som digitaliseringen medför.
  • Skapa en färdplan för en mer långsiktig resa tillsammans. – Vad har vi lärt utifrån våra initiala projekt och vilka områden finns det stora möjligheter inom med hjälp av digitaliseringen? Var finns det stora nyttor att hämta hem? Skapa en mer långsiktig plan för att tackla dessa utmaningar.
  • Arbeta in färdplanen och målen i verksamhetsplaner och styrande dokument. – Gör det nya till det nya normala och bygg in det i styrning och processer för att säkerställa en ändamålsenlig digitalisering utifrån alla lärdomar som byggts upp.

Denna form av resa skapar andrum och flexibilitet i processen, det skapar också trygghet då resan är ständigt anpassningsbar och då alla parter bygger kompetens och förståelse under resans gång. Det är viktigt att i steg 1 ha en pragmatisk syn på arbetet och tänka ”fail fast” hellre än planering i detalj. Börja göra och anpassa utefter behov.

Med en tydlighet i nyttorna som realiseras blir digitaliseringen också en naturlig del att hantera i högsta ledningen. Vad behöver vi jobba med för att skala upp arbetet och göra det hållbart för ännu större nyttoeffekter framåt?

Skrivet av: Jari Koponen (jari.koponen@sundsvall.se) och Ann-Charlotte Gustafsson (ann-charlotte.gustafsson@sundsvall.se) Program för för digitalisering.