Dhea - Vår första interna chatbot

Hur

— I januari 2021 startade vi upp en ny hr-organisation och en viktig del i den är att vi vill bli mer tillgängliga för alla medarbetare och chefer, säger Henrik Rinstad som är ansvarig för HR-direkt på HR-avdelningen.

Under våren har HR-direkt arbetat tillsammans med program för digitalisering i ett projekt för att testa en digital assistent i form av en chattbott.

— Vi inom HR vill att det ska vara enkelt för alla medarbetare att förstå vad som gäller i olika arbetsgivarfrågor och hitta relevant information snabbt och enkelt, säger Henrik Rinstad och fortsätter, chattbotten Dhea är ett viktigt steg i det arbetet och vi är väldigt glada över att den nu lanseras.

Testet av chattbotten har gått ut på att kontrollera tekniken, behov av kringliggande processer och att testa ett flöde där Dhea svara på frågor inom hr-området.

— Det här är en fortsättning på ett tidigare arbete där man tittat på just chattbott-teknologin och testet har gått bra med både en stabil teknisk lösning och väl fungerade användargränssnitt, säger Edwin Molina som varit projektledare.

En smart chattbott

Dhea har tränats för att bli en digital assistent i hr-frågor genom att den plattform som Dhea bygger på matats med frågor och svar. Teknologin möjliggör att Dhea är en smart chattbott som kan tolka en fråga från olika infallsvinklar.

— Vidare har vi tagit fram rutiner där ansvariga personer inom verksamheten regelbundet går igenom frågorna och svaren och finjustera informationen, berättar Edwin Molina.

I sin första version saknar Dhea kopplingar till interna system och innehåller inte heller några uppgifter om personer. Dhea ger svar direkt på en fråga eller hänvisar med länkar till exempelvis intranätet eller de system som innehåller information och svar på de frågor som medarbetaren har ställt.

Smart chattbott kan bli smartare

Dhea kommer i sin första version att kunna svara på frågor inom hr-området. Planen är att successivt utöka till andra verksamhetsområden och tillföra nya flöden som kan avlasta andra verksamheter.

— Vi ser en mycket stor potential att teknologin också ska användas i andra sammanhang, både internt för oss medarbetare och externt för våra invånare, säger Edwin Molina och fortsätter, det är med spänning som vi lanserar den första versionen av chattbotten Dhea.

Nytta

I verksamheten avser Dhea att bidra med följande nyttor;

• Ge snabbare svar på frågor – Dygnet runt
• Minskad administration hos stödfunktioner
• Mer rättssäkra svar, svaren skiljer inte mellan olika personer
  

Införandet har även varit en proof of concept för användning i andra verksamheter, tekniken som införts möjliggör också ett stöd i automatiserade processer vilket innebär att Dhea i framtiden kan stötta i utförande av uppgifter. Under hösten 2021 påbörjas ett införande av Dhea inom IT-support där målet är att Dhea kan stötta i felsökning, beställningar, informationsinhämtning m.m.