Hur
En helt digitaliserad process
Målbilden har länge varit att förenkla för kunderna genom att ha en helt digital process från ansökan till beslut eller bokning. Det ska vara smidigt, enkelt och vara lätt att göra rätt.
Föreningsbyrån som samlar alla kommunens bidrag till idrotten, kulturen, pensionärsföreningar med flera, hanterar 32 miljoner kronor i föreningsbidrag och cirka 450 ansökningar om året. Uthyrningsbyrån hanterar drygt 400 uthyrningsobjekt, exempelvis fotbollsplaner, idrottshallar, ishallar, isbanor, Sidsjöbacken, mötes- och övernattningslokaler. Det handlar om 40 000 – 50 000 bokningar per år.
- Vi hade redan ett digitalt system för bokningar, men det fanns behov av förbättring. Trycket på bokningar av idrottsanläggningar har ökat stort under en längre tid. Vi insåg snabbt att det inte var så enkelt att Föreningsbyrån klev in i vårt system. Vi slog våra kloka huvuden ihop, fick ovärderligt stöd av kommunstyrelsen, digitaliseringspotten och IT. Under 2020 satsade vi för att hitta en gemensam lösning, berättar Annika Edin, anläggningschef för sim- och sporthallsenheten.
Pappersbaserat i alla år
För Föreningsbyrån är det ett stort steg. Handläggningen av bidrag har varit helt pappersbaserad i alla år, det var först i slutet av 2017 som man började ta emot skannande ansökningar och underlag via e-post.
- Vi säger tjoho, det är så efterlängtat! Våra kunder tycker att det fungerar bra, med lite intrimning och guidning så här i början. Framförallt har handläggarna mer tid att vara ett bättre stöd till föreningarna i andra frågor på grund av minskad administration, säger Christel Öhgren, tf enhetschef Föreningsbyrån.
Bra samarbete utan fysiska träffar
Samarbetet mellan Uthyrningsbyrån och Föreningsbyrån har varit helt centralt för att utveckla ett självbetjäningssystem som de gemensamma kunderna inte bara ska uppskatta utan också tycka om.
- Mottot har varit att alla våra kunder ska kunna och gilla att göra själva. Vi har haft ett starkt projektteam och till saken hör att vi har drivit hela det här projektet digitalt på grund av pandemin. Vi har inte setts fysiskt en enda gång - allt har skett digitalt. Det är ett bevis på att utvecklingsarbete kan starta och pågå trots en helt annan arbetsvardag än innan pandemin, säger Annika Edin, anläggningschef för sim- och sporthallsenheten.
Vad vill ni skicka med till andra som står i startgroparna att digitalisera?
- Att det inte bara handlar om att digitalisera. Det handlar lika mycket – eller kanske mer – om att förändra, förnya och förbättra oss själva. Det blir en egen utvecklingsresa. Och stödet från kommunstyrelsen har varit ovärderligt, säger Christel Öhgren, tf enhetschef Föreningsbyrån.
- Det krävs att man är ett bra team med många olika kompetenser som kompletterar varandra. Det tar både tid och kraft att digitalisera, inte minst förarbetet. Och att hjälpas åt att peppa, att hålla den positiva energin uppe, säger Annika Edin, anläggningschef för sim- och sporthallsenheten.
Nytta
Det förändringsarbetet som drivits med stöd av digitaliseringens möjligheter har lett till ett antal förflyttningar och nyttor;
Strategiska områden
Publicerad: