Sveriges första digitala betyg finns i Sundsvalls kommuns vuxenutbildning

Att digitalisera betygshanteringen handlar inte bara om att digitalisera själva signeringen av betygskatalogen, det handlar om att skapa ett digitalt flöde över hela processen från att betyget sätts, därefter signeras av läraren, godkänns av handläggaren till att betyget når eleven och att det arkiveras.

- Det har varit ett omfattande arbete, där olika professioner från olika verksamheter och förvaltningar i kommunen, som gemensamt arbetat med det interna utvecklingsarbetet som behövs göras för att möjliggöra digitaliseringen. Parallellt med det arbetet har vi arbetat tillsammans med vår leverantör för att möjliggöra vår viljeinriktning. Utan allt tillsammansarbete och den goda viljan och nyfikenheten att bryta ny mark har vi inte stått där vi är idag. Säger Jennie Sjögren, rektor Vuxenutbildningen

Betyg i praktiken

Efter varje avslutad kurs inom kommunal vuxenutbildning sätter lärare ett betyg, betyget kan vara ett godkänt betyg eller ett underkänt betyg. Elevernas betyg ska antecknas i en betygskatalog.

I Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2012:8 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.) finns information om hur betygskatalogen ska föras och vad den ska innehålla. I dessa föreskrifter framgår det att betygskatalogen får föras elektroniskt. Detta gäller under förutsättning att betygen signeras med en avancerad elektronisk underskrift.

Nyttor med digital betygskatalog och digitala betyg

• Rättssäkerheten kring myndighetsutövningen ökar då hanteringen av pappersdokument minskar
  Idag skickas stora mängder pappersdokument via post från våra externa anordnare. Denna hantering medför en risk att dokument försvinner eller skickas fel.
  
  
• Snabbare tillgång till betyg för elever
  Hanteringen via post förlänger även ledtiden för eleven att ta del av sitt betyg. Vid perioder där betygen skall registreras för antagning till högskola och universitet är ledtiden väldigt viktig att den är så kort som möjligt. Med digital betygssättning får elever tillgång till betyg fortare.
  
  
• Den administrativa bördan för lärare och antagningshandläggare minskar
  Idag sorteras och arkiveras alla pappersdokument för hand. Som ett led i att möjliggöra e-signering har ett e-arkiv byggts vilket gör att de digitalt signerade betygen överförs automatiskt till ett e-arkiv. Hela pappershanteringen försvinner därmed. Den digitala betygshanteringen gör även att processen för lärare kortas då delen att skriva ut på arkivpapper och att signera dem för hand, samt att därefter skicka betygskatalogerna via internpost försvinner.
• Minskar kostnader och miljöpåverkan
  En besparing rent ekonomiskt då kopiering och utskrifter minskar. Detta har även en positiv inverkan på miljön tillsammans med att posthanteringen minskar.

Utmaningar med att digitalisera betyg

Att vara först ut innebär naturligtvis en del utmaningar, där de största utmaningarna består i det juridiska där det fortfarande finns vissa begränsningar kring exempelvis slutbetyg som måste ske på papper samt i att det är en stor omställning i arbetssätt för lärare och antagningshandläggare. En sådan här förändring kräver ett aktivt och nära samarbete samt ett fokus på värdet det ska skapa.

Medskick till andra kommuner

- Om jag fick skicka med några råd så är det att se till att internt ha koll på sina processer och sin informationshanteringsplan innan man påbörjar denna resa. Man behöver även knyta nyckelpersoner och verksamheter till sig, för detta är inget jobb en verksamhet kan göra själv. För mig har tex Niklas Edén på kommunarkivet och vår leverantör varit avgörande för att nå framgång. Jobba även med att kommunicera förändringsprocessen löpande i verksamheten. Räkna även med att det tar längre tid än du tror och säkerställ att du har möten med nyckelpersoner inbokade löpande för att kunna driva processen vidare steg för steg. Du som rektor måste veta var du vill för att kunna nå målet. Säger Jennie Sjögren, rektor Vuxenutbildningen