– Vi vill underlätta och förenkla så mycket som möjligt för våra vårdnadshavare. Som en del i det arbetet såg vi att ansökan om skolskjuts hade stor potential att effektiviseras. Det som tidigare tog, i bästa fall, en vecka med pappersblanketter, manuella kontroller och postgång, ibland flera gånger fram och tillbaka, kan nu ta en dag, säger Anna Fürst, stabschef inom barn- och utbildningsförvaltningen.
En robot är en central del i lösningen
Ansökan görs idag av de flesta i e-tjänsten via webben. När ett ärende inkommit startar en handläggningsprocess där man behöver kontrollera vissa uppgifter, så som hemadress, skola, avstånd samt om eleven har fritidsplats med mera. Denna handläggningsprocess är idag till stora delar helt automatiserad. Det är en så kallad RPA-lösning (Robotic Process Automation) eller robot, sköter den större delen av handläggningen.
Resultatet av den automatiserade processen sammanställs i ett protokoll som agerar som ett underlag för handläggaren, som fattar beslutet.
Nyttor
Tidigare hanterades alla uppgifter och kontroller av en handläggare, vilket tog tid. Ibland saknades uppgifter i ansökan varpå man fick meddela sig postledes. Innan e-tjänsten togs i bruk 2019 hade handläggaren cirka 10 proppfulla pärmar med blanketter per läsår.
– Nu får vårdnadshavaren snabbare svar och kan följa ärendet och ställa frågor i e-tjänsten. Det handlar även om kvalitet, roboten gör alltid på samma sätt vilket garanterar likvärdigheten ytterligare då den mänskliga faktorn att göra misstag minimeras, säger Anna Fürst.
Andra effekter är att sårbarheten har minskat, tid har frigjorts till annat kvalificerat arbete och personalkostnaderna har minskat.
Kontakt
Om du är nyfiken på mer kring detta initiativ, ta gärna kontakt via diggin@sundsvall.se.
Strategiska områden
Publicerad: