Bakgrund
Sundsvall och Ånge kommun står inför en administrativ utmaning där omfattande dokumentation är en central del av verksamheten. Inom ekonomiskt bistånd är socialsekreterare skyldiga att noggrant dokumentera varje fall för att säkerställa rättssäkerhet, skapa solida beslutsunderlag och underlätta tillsyn. Dokumentationen blir särskilt omfattande när klienter återkommer regelbundet, vilket leder till svåröverskådliga journaler och risk för att kvalitativa beslut inte fattas i tid. För att hålla ordning på ärenden sammanställer socialsekreterare årligen en översikt över varje ärendes utveckling, vilket ytterligare ökar den administrativa bördan.
Tjänsteskrivelser är en annan utmaning där kommunen årligen producerar ett stort antal skrivelser som ska stödja beslutsfattandet. Trots handböcker och regler för hur skrivelser ska utformas är processen tidskrävande och kvaliteten kan variera beroende på den individuella tjänstepersonens erfarenhet och kompetens. Många skriver bara ett fåtal skrivelser per år, vilket innebär att det kan finnas brister i hur väl de uppfyller de formella krav som ställs vilket påverkar kvaliteten.
Utöver dessa direkta utmaningar har kommunen också identifierat behov av skrivstöd inom andra områden, såsom barn, unga och familj, missbruk och psykisk ohälsa, samt generellt rapportskrivande. Det finns en tydlig trend mot ökade krav på dokumentation i offentlig verksamhet, och den nuvarande helt manuella processen tenderar att ta mycket tid och resurser från mer klientnära arbete.
Tilltänkt lösning
För att effektivisera dessa processer utvecklas en AI-baserad lösning som hjälper med att generera utkast för utredningar och skrivelser. Den tekniska implementeringen inkluderar utveckling av mikrotjänster som integreras med befintliga system för att säkerställa säker datahantering där AI har tillgång till kvalitativ data.
AI-lösningen skapar utifrån tillhandahållna underlag utkast på skrivelser baserat på insamlad information, vilket sedan granskas och justeras av handläggaren.
Lösningen är oberoende av dokumenttyp, vilket innebär att den kommer att kunna hantera en obegränsad mängd dokumenttyper. Lösningen är även personaliserad och behörighetsstyrd vilket innebär att användare enbart ser de dokumenttyper som denne har behörighet till.
Hur det fungerar i praktiken
Användaren som ska skriva ett dokument med stöd av AI startar en webbapplikation och blir automatiskt inloggad med Single-Sign-On, så att webbapplikationen vet vem du är och har koll på både dina behörigheter och dina tidigare dokument som du genererat.
Väl inne i webbapplikationen får användaren en lista på typer av dokument som den har behörighet att författa med stöd av AI. I demofallet nedan visas endast tjänsteskrivaren, en tjänst för att skriva beslutsunderlag till politiken (tjänsteskrivelser).
Användaren klickar på tjänsteskrivaren och får då en vy som ber om mer information, denna vy ser olika ut baserat på vilken typ av dokument det är. Varje dokument får sin unika input från användaren.
Användaren läger upp relaterade dokument och anger all information för att gå vidare.
Nu startar tjänsten med genereringen av dokumentet, varje rubrik är sin egen AI-tjänst med sin egen prompt. Vissa AI-tjänster har en relation till varandra så att ena AI-tjänsten använder output från den andra. Detta lösningsmönster sker för att säkerställa en sådan kvalitativ AI som möjligt med så låg risk som möjligt.
I denna vy kan användaren ta del av de rubriker AI har skrivit, här kan användaren också be AI att skriva om enskilda rubriker med en ny input från användaren. Så att man kan få ett sådant bra utkast som möjligt att senare jobba vidare med i dokumentet.
Nu är den klar och användaren får en länk till det genererade worddokumentet.
När användaren klickar fram dokumentet öppnas det direkt i Word och dokumentet är direkt skrivet i rätt mall för denna typ av dokument. Härifrån tar användaren över och verifierar all text samt gör de manuella korrigeringar som användaren bedömer behöva göras.
Men kan vi använda AI för att skriva viktiga dokument?
Tjänsten är framtagen på ett sätt som säkerställer att det hela tiden är människan som styr processen och verifierar all information, så det är inte AI som tar fram färdiga beslutsunderlag utan AI är i detta fallet ett stöd till handläggaren.
Det vi däremot har sett är att kvaliteten i skrivelser ökat markant, detta då AI-tjänsten är promptad och inställd 100% utifrån regelverket för varje dokumenttyp. Detta innebär att den beaktar varje regel som finns i instruktionerna för den enskilda dokumenttypen.
Teknisk beskrivning
I grunden använder lösningen AI för den viktigaste delen, själva skrivandet. Utöver användande av AI krävs det både processorkestrering och grafiska gränssnitt för att göra det enkelt för målgruppen. Nedan beskrivs de komponenter som används för att realisera lösningen i sin helhet.
Nytta
Implementeringen av AI-stöd för dokumentationsprocesserna kan;
- minska tiden det tar att skapa dokumentation och därmed frigöra tid för handläggare
- bidra till en ökad rättssäkerhet och kvalitet i beslutsfattandet
Exempelvis inom ekonomiskt bistånd, där kan lösningen möjliggöra ett mer fokuserat arbete med klienter. Ett tydligt exempel på hur vi med AI kan göra mer med de resurser vi har och därmed få bättre förutsättningar att hantera det ökade trycket i välfärden.
Kontakt
Vill du veta mer kan du ta kontakt med digitalisering@sundsvall.se.
Strategiska områden
Publicerad: