Vänta lite nu, vad är ett API egentligen?

API, det är något du säkert hört nämnas både en eller två gånger den senaste tiden. Jobbar du i Sundsvalls kommun har du kanske stött på det i vår gemensamma digitaliseringsresa, där vi utvecklar morgondagens API-baserade digitala infrastruktur. Men API:er har ju även varit i ropet i allt från nationella gemensamma tjänster från DIGG till vissa uppmärksammade händelser kring skolplattformar.

Men vad är då ett API? Det är inte konstigt att inte alla har full koll på det, det är ju i grunden en teknisk sak som programmerare och tekniker jobbar med. Så känn inte att du är ensam om att inte förstå det fullt ut, det är snarare fullt logiskt.

Samtidigt är API:er en viktig förmåga att förstå, då API:er med största sannolikhet kommer vara ett avgörande stöd i utvecklingen av just din verksamhet. Och om det är en avgörande del för verksamhetens förmåga att utveckla sina processer och arbetssätt, då är det nog också något som det är rätt bra att ha koll på. Inte i detalj, det överlåter vi till specialisterna, men på övergripande nivå. Och kanske framförallt kring frågan; vilket värde kan det ge mig och min verksamhet?

Ett API i grunden - Dörren in till vårt data

API kommer från engelskan och står för ” application programming interface”, eller på svenska ett ”applikationsprogrammeringsgränssnitt”. Krångligt va?

Man kan säga att ett API är en teknisk kopplingspunkt mellan olika IT-system eller mellan processer. Man kan se ett API som en dörr in till en process eller verksamhet, en dörr som leder till ett rum fullt med information, data och tjänster från aktuell verksamhet. Där all data i rummet är prydligt ordnat i markerade hyllor så att det är lätt att veta vart man hittar precis den data man behöver.

API:et, eller dörren, hanterar också vem som får öppna dörren så att det sker en säker åtkomst till informationen. Vem som helst kanske inte ska få nå vår information, vi som äger ett API bestämmer också vilka regler som ska gälla för att få åtkomst. Så att det blir säkert.

Då ett API är som en teknisk dörr som finns tillgänglig dygnet runt, där vi har en säker och trygg åtkomst samt där vi definierat exakt vilken information som går att nå - ja då kan vi ju t om släppa in andra verksamheter och även andra organisationer via vårt API. För att på detta vis möjliggöra ett kontrollerat och säkert informationsutbyte mellan processer och/eller organisationer.

Vad kan vi göra via ett API?

Ett API kan som ovan beskrivet tillgängliggöra data från vår verksamhet, men det är inte begränsat till det. Ett API kan också tillhandahålla tjänster. Ta exempelvis signering av ett dokument, en vanlig tjänst som de flesta använt idag (särskilt under pandemin), dessa tjänster består vanligtvis av ett eller flera API:er. Man skickar in dokumentet i ett API som startar en process där flera steg ska utföras innan API:et skickar tillbaka det signerade dokumentet.

Så när du köper in eller utvecklar ert nästa IT-system eller IT-tjänst, se till att det finns ett API där man kan utföra samma tjänst också så att inte systemet kräver att det är människor som utför varje moment. Den typen av system bidrar bara till en ökad administration och ofta försämrad digital arbetsmiljö.

Här nedan följer två exempel på vanliga användningsområden för API:er, där vi exemplifierar hur ett API på lite olika sätt skulle kunna stötta just din verksamhet.

Exempel 1 – Har din verksamhet ett beroende till en annan verksamhet för att utföra ert uppdrag?

En verksamhet är ofta beroende av en annan verksamhet för att utföra sitt uppdrag, det kan vara att man behöver viss information (data) från en annan myndighet eller verksamhet inom samma organisation.

Traditionellt innebär detta att det krävs en informationsöverföring mellan parterna, ibland genom att verksamheten får ringa för att få ta del av information eller att man får möjlighet att hämta information via deras IT-lösningar. I värsta fall får man papper eller blanketter skickade.

Genom ett API kan denna informationsöverföring parterna emellan automatiseras helt och hållet. Om exempelvis myndigheten som lämnar ut data har ett API för detta så kan din verksamhet få denna information helt automatiskt insamlad till er handling. Utan att någon handpåläggning behövdes, där momentet tog några sekunder att utföra.

Exempel 2 - Ett API minskar beroenden till IT-system

Har ni ett IT-system som inte är så användarvänligt eller i värsta fall ett direkt arbetsmiljöproblem? Är det segt och krävs det många klick för att utföra något som borde kunna ske mycket enklare? Kanske har vi bara vant oss att det är så och inte ens reflekterar över det längre?

Ett IT-system med bra API:er innebär att beroendet till det gränssnitt som ert IT-system har minskar. Man skulle t om kunna ersätta gränssnittet helt med ett annat alternativ som förenklar i vardagen, ett gränssnitt anpassat efter just din verksamhet. Detta tillsammans med möjligheten att automatisera enligt exemplet ovan kan minska den administrativa bördan rejält och bidra till en bättre digital arbetsmiljö.

Vilka nyttor API:er kan ge min verksamhet

Möjligheterna och nyttorna med API:er är med andra ord många, här listar vi kanske de vanligaste nyttorna som uppstår vid användning av API:er i våra verksamheter.

• En minskad administrativ börda
  Genom att kunna automatisera och förenkla i handläggning minskas de manuella moment som krävs och tid kan användas till mer värdeskapande aktiviteter.
• Ökad säkerhet
  Genom regelstyrda och säkra överföring av data mellan parter, processer eller IT-system så ökar säkerheten motför en mer traditionell pappers eller telefonhantering av samma informationsmängd.
• En förbättrad digital arbetsmiljö
  Genom att kunna minska antalet manuella uppgifter samt anpassa de gränssnitt som verksamheten möter dagligen så kan den digitala arbetsmiljön förbättras.

Varför är API:er viktiga för utvecklingen av hela kommunsektorn?

Vi har ett grundläggande systemfel i hela kommunsektorn där vår information/data är låst i olika system som vi inte har full kontroll över. Läs gärna mer om det i ett inlägg vi skrivit i ämnet.

Denna inlåsning innebär en oerhört stor mängd administration inom hela kommunsektorn, då dagens inlåsta systemlösningar bygger i grunden på att det är handläggare som lägger in och hämtar ut information från systemen och det är handläggaren som koordinerar hela processen. Vi har byggt den digitala välfärden på IT-system som försöker efterlikna pappershanteringen från 1900-talet.

Med en ökad användning av API:er inom kommunsektorn ser vi istället att:

• Vi frigör ett ökat utbyte av information/data mellan processer, mellan verksamheter och mellan organisationer
• Vi kan öka graden av automatisering vilket frigör tid till att människan kan göra insatser där människan behövs
• Vi öppnar upp för innovationer, med stöd av API:er kan vi hitta helt nya sätt att utföra en uppgift eller skapa ett värde
• Vi ökar även insynen och rättssäkerheten i det offentliga
• Samt sist men inte minst, API:er kan bidra till en snabbare och enklare digital service till invånare och företag. Dom vi faktiskt finns till för.