Snabbare och bättre service med automatiserade beslut

Den första juli 2022 får kommuner nya legala möjligheter att fatta automatiserade beslut, något som länge varit möjligt för myndigheter men inte för kommuner. Det innebär att vi kan ge snabbare beslut och bättre nyttja våra resurser.

Under våren 2022 har lagförändringen förberetts på nationell nivå. Och under tiden har det pågått ett arbete inom Sundsvalls kommun där verksamhet, juridik och teknik krokat arm för att skapa förutsättningar för att fatta de automatiserade besluten.

- Så sent som i januari i år fattade vi beslut om ett utvecklingsinitiativ för att göra det här möjligt. Målbilden var att vi den 1 juli 2022 skulle fatta vårt första automatiserade beslut, säger Marcus Matteby, CIO/CDO på Sundsvalls kommun.

De automatiserade besluten kommer att finnas i ärenden som styrs av tydliga regelverk. På så sätt kan det skapas förutsättningar för snabb och effektiv service.

- Sundsvalls kommun ska vara kommunen som aldrig stänger. Service och beslutsfattande är en dygnet-runt-verksamhet som är tillgänglig utifrån våra invånare och företagares behov. Det är självklart något som vi ville ta tillfället i akt att nyttja så snart vi kan, både för Sundsvallsbornas och verksamhetens skull, berättar Marcus Matteby.

Koncerngemensam riktlinje

I förberedelsearbetet har bland annat en koncerngemensam riktlinje för automatiserat beslutsfattande tagits fram, liksom en checklista för att tydliggöra och hjälpa verksamheten att bedöma om beslutet kan och bör automatiseras. Delegationsordningen håller på att ses över och en risk- och konsekvensbedömning för behandling av personuppgifter utifrån dataskyddsförordningen har genomförts. I förberedelsearbetet har elever som ansöker om busskort blivit intervjuade för att ges möjlighet att lyfta eventuella risker.

- Såväl elever som vårdnadshavare är generellt positiva till ökad automatiseringsgrad. Några elever lyfte till och med att de hellre ville ha busskortet digitalt i mobilen, säger Emelie Holmlund som genomförde intervjuerna.

Elevresor först ut

Genom processen Elevresor ansöker gymnasieelever om busskort för resor till och från sin skola. Ansökan sker genom en e-tjänst där avståndet mellan bostadsadress och skola kontrolleras via RPA-teknik, Robotic Process Automation. Det kan ses som en digital medarbetare som automatiserar vissa arbetsflöden. Tidigare har en handläggare behövt gå in och manuellt hantera beslut av varje ärende (omkring 1000 ärenden per år), men från och med den 1 juli kommer besluten kunna fattas automatiskt. Återkoppling sker sedan digitalt till de som ansökt.

- Det här kommer innebära bättre service genom både snabbare beslut och bättre återkoppling på ärenden, berättar Sara Söderlund, nämndsekreterare och robotförvaltare på Barn och Utbildningsförvaltningen som deltagit i arbetet med att automatisera processen för Elevresor.

Mikael Nordlander, ansvarig för automatisering tillägger:

- Vi har gjort mindre tekniska justeringar för att möjliggöra detta, men det var egentligen inget jättestort jobb. Nu fokuserar vi på att hitta fler processer är förbättra.

Specialkost blir nästa steg

Nästa process där automatiserade beslut är på gång är ansökan för specialkost. Där kommer automatiserade beslut att fattas från och med i augusti i år.

- Vi kommer tillsammans med verksamheten fortsätta identifiera potentiella processer så att vi kan utveckla verksamheten och förbättra för Sundsvallsborna, säger Emelie Holmlund, Utvecklings- och förbättringsledare för fokusområdet Effektiv kommun där initiativet kring automatiserat beslut ingår.- Givet storleken på vårt uppdrag och vår verksamhet är möjligheterna nästintill obegränsade, fortsätter Emelie. Hör gärna av dig till mig om du har förslag på beslut som kan automatiseras, avslutar Emelie. 

Läs mer: Checklista