Robot besparade 22 000 musklick och > 100 000 knapptryckningar på tangentbordet för systemadministratör

I ett av Sundsvalls kommuns upphandlade verksamhetssystem inom skolan har leverantören sett över användaradministrationen så att det framåt sker genom att tilldela roller istället för att varje användare hanterades enskilt. Det är i sig en förbättring som är önskvärd att ha rollbaserad styrning av behörigheter.

Men, tyvärr så levererades inget stöd för att migrera från den gamla användaradministrationen till den nya!

Sundsvalls kommun som kund, liksom alla andra kunder, fick därför veta från leverantören vad som behövde göras och att det var kunden som behövde genomföra denna förändring. Det innebar i vårt fall med c:a 1 000 användare i systemet ett omfattande och tidskrävande arbete som dessutom var väldigt enahanda, men också viktigt att det blev rätt så att man inte fick tillgång till information om elever i t.ex. fel skola. Om detta var det negativa så var det positiva att det också var en mycket lämplig uppgift för en robot!

På mindre än två arbetsdagar hade en lösning för detta designats och utvecklats tillsammans med verksamheten där en pragmatisk värdering gjordes av vilka moment som var enklast att göra manuellt och vad som roboten skulle få utföra. Då detta mer var ett “hack” och ingen lösning som ska livscykelhanteras på vanligt sätt så gjordes ingen sedvanlig dokumentation etc. Det ska sägas att detta också rörde ett verksamhetssystem där vi redan tidigare hade robotlösningar och därför var utvecklare redan bekant med applikationen som sådan, och vi hade också alla praktiska förberedelser gjorda.

I korthet så gjordes vissa utsökningar från systemet av verksamheten med användaruppgifter och deras tilltänkta roller som sedan roboten fick läsa in och agera på i form av att uppdatera systemet.

Då det var mycket navigerande i systemet för detta så hade det tagit en användare flera minuter att hantera en enskild användare. Effektiv tid var det motsvarande närmare två arbetsveckor och skulle det ha gjorts hade det tagit fler veckor då uppgiften skulle utföras av personer med andra arbetsuppgifter.

För varje ärende (dvs användare, och här har en användare kunnat förekomma flera gånger i ett underlag om den varit verksam vid flera skolor) har roboten gjort ca:

• 15 klick för att navigera i systemet per ärende
• Ca 70 tecken i snitt per ärende på tangentbordet
• 1500 hanterade ärenden

RPA, applicerat på rätt sätt för rätt ändamål, är kung!