Ökad rättvisa, förbättrad och förenklad administration med hjälp av RPA

RPA - Robotic Process Automation – det vill säga robotisering framhålls för att minska administration speciellt inom områden där det är en stor mängd ärenden eller data som behöver behandlas. I Sundsvalls kommun har vi just genomfört två lyckade RPA lösningar inom skolans värld med väldigt olika användningsområden.

Automatiseringar kring placeringshandläggning

Sundsvalls kommun försöker effektivisera sina administrativa processer och hitta lösningar som nyttjar digitaliseringens möjligheter. Ett av projekten handlande om handläggningen av placeringar inom förskola och fritidshem. Där identifierades ett flertal initiativ med potential för förbättringar. Genom att använda RPA och samtidigt förbättra sitt arbetssätt och hitta rutiner för arbetet såg förvaltningen möjligheter till att förbättra kvalitén, öka rättvisan och effektivisera hanteringen.

Retroaktiv Avgiftskontroll
En av de centrala förbättringarna var att säkerställa att avgifter baserades på verklig inkomst. Även om automatiseringen av detta inte genomfördes som planerat, har verksamheten ändå implementerat rutiner för att manuellt hantera detta. Det visar på att vi inte ska använda digitalisering till varje pris utan måste behovspröva utifrån varje enskilt behov.

Uppsägning av Plats vid Utebliven Betalning

Ytterligare en ny rutin som infördes med hjälp av automatisering var att införa automatiska utskick om att du inte betalat din avgift och riskerar att förlora din förskole- eller fritidshemsplats. Genom att skicka ut denna påminnelse två gånger per år och med hjälp av ekonomienheten hantera varje enskilt ärende har verksamheten ökat rättvisan för vårdnadshavare med likvärdiga krav för alla.

Automatisering av Behörighetskontroller och Personalhantering

Genom att automatisera avstämning och uppföljning av behörigheter och personal har BoU förbättrat informationssäkerheten och minskat arbetsinsatserna som krävs för manuell kontroll. Även om antalet körningar per år kan variera, förväntas denna automatisering generera betydande tidsbesparingar.

Automatisering av inskrivning i Fristående Verksamheter

Även om antalet inskrivningar kan variera från år till år, har införandet av denna process resulterat i en jämnare arbetsbelastning för handläggarna. Trots att den förväntade tidsbesparingen kan vara något mindre än beräknat, kvarstår nyttan med minskad risk för felregistreringar och en smidigare hantering av processen.

Genom dessa förbättringar har man både minskat administrationen och ökat intäkterna och kan räkna hem investeringen av den utvecklade robotlösningen.

Automatisering för kontroll av fakturor
Vuxenutbildningen har flertalet externa aktörer som bedriver undervisning i Vuxenutbildningens regi. Det innebär ett stort antal fakturor för genomförda utbildningar och det är viktigt att dessa fakturor är korrekta och att kommunen faktureras rätt belopp. För att kunna plocka bort ett stort manuellt jobb att kontrollera alla dessa fakturor har Vuxenutbildningen fått sin första robot som genomför denna kontroll. Det har gett mindre manuell hantering, minskat monotont arbete, ökad rättvisa och större kontroll över hur vi hanterar skattemedel. Här är det ännu för tidigt att se eventuellt ekonomiska vinster men det ger en ökad trygghet till både leverantörer och administratörer att fakturorna stämmer och har gjort att den administrativa personalen kan använda den frigjorda tiden till mer relevanta arbetsuppgifter.

Reflektion- Lärdomar

Placeringshandläggning

Den största besparingen i den här utvecklingen kom utifrån ett förbättrat arbetssätt och en ny rutin hos handläggarna. Genom att koppla ihop den manuella rutinen med automatiseringar kunde en avsevärd besparing göras. Det visar att digitalisering och verksamhetsutveckling verkligen behöver gå hand i hand och det är när vi tänker nytt och förändrar arbetssätt och verkligen nyttjar digitaliseringen där den gör bäst nytta som vi ser den verkligen effekthemtagningen av digitalisering.

Kontroll av fakturor

Detta var vuxenutbildningens första RPA-lösning och lärdomarna från det är att det är viktigt att se till att alla roller är besatta och av rätt person. Vem ska vara robotägare? Är det en person som även har ekonomiskt ansvar och verkligen kan ta beslut om eventuell vidareutveckling eller andra viktiga frågor? Vem ska förvalta roboten och vara den som administrerar och fel-anmäler och något inte fungerar som det ska?
När det gäller all utveckling bör man även tänka på, och räkna med, vad en lösning kommer att kosta framåt i drift och livscykelhantering. Finns personer för att hantera detta och vart vänder man sig för att få support? Det vill säga tänka hela vägen från påbörjat projekt till mer hållbar livscykelhantering.

Nu har vi ytterligare två väl fungerande RPA lösningar som minskar administration, ökar kontroll och ger en större likvärdighet för våra medborgare och samverkanspartners.

Frågor eller synpunkter?

Om du har frågor eller synpunkter på ovan så är du hjärtligt välkommen att kontakta oss. Du når oss via diggin@sundsvall.se.