Att digitalisera en kommun – Från det lilla till det stora

Digitalisering är inget i mål i sig, det är ett verktyg för att stötta verksamheter och politik i att uppnå sina mål och skapa värde för de vi finns till för. För att nå hit behöver digitaliseringen bli en del i vardagen, inte något som sker vid sidan om utan som en naturlig del i utvecklingen av verksamhet. Från ledning till individuell medarbetare.

"Från det lilla till det stora" handlar om att få digitaliseringen att bli en naturlig del i utveckling av verksamhet, på ett sätt som gör att verksamheten och varje individ får en möjlighet att växa in i området utefter just sina förutsättningar.

Allt utgår från en tydlig strategisk styrning, vi ska öka vår digitala mognad, samt användning av agila arbetssätt.

"Från det lilla till det stora" i praktiken

I grunden finns styrningen mot en ökad digital mognad, där vi tar fram vägval och strategiska riktningar som leder oss rätt väg för att löpande skapa oss ett mer möjliggörande digitalt arv. Sedan börjar vi utveckla och förändra tillsammans med verksamheter i mycket liten skala, börja med att utforska och testa där verksamheten får träna i en förändringsresa.

Löpande bygger man då upp en förståelse för möjligheterna med digitaliseringen samtidigt som vi genom styrning och strategiska vägval ser till att vi alltid går åt rätt håll.

Allt utgår från att tillsammans starta aktiviteter i en lagom storlek för att lära, bygga förståelse och skapa insikter för framtiden. Efter att ha ”tränat” en resa eller två så finns en helt annan kunskap om digitaliseringens möjligheter och hur man kan tillgodogöra sig dessa på bästa sätt framåt. Utifrån detta skalar man upp digitaliseringen genom att lyfta in den som en tydlig fråga i ledning och styrning, samt arbetar in det i ordinarie verksamhetsplanering.

Så kan en resa se ut

Ingen resa är den andra lik och vi spenderar ofta olika mycket tid i olika steg och ibland blir det en del hoppande mellan stegen. Men om vi generaliserar lite ser stegen ofta ut enligt följande:

• Testa och utforska digitalisering i liten skala tillsammans med verksamheten – Genomför ett eller flera projekt tillsammans för att lära och träna. När vi har gjort det en eller två gånger skapas en trygghet i hur vi digitaliserar.
• Fokusera på att visa den nytta som uppstår och hur den ska realiseras. – Det är oerhört viktigt för att förstå vikten av en fortsatt digitalisering på ledningsnivå. Det sker genom att visa på den nytta som digitaliseringen medför.
• Skapa en färdplan för en mer långsiktig resa tillsammans. – Vad har vi lärt utifrån våra initiala projekt och vilka områden finns det stora möjligheter inom med hjälp av digitaliseringen? Var finns det stora nyttor att hämta hem? Skapa en mer långsiktig plan för att tackla dessa utmaningar.
• Arbeta in färdplanen och målen i verksamhetsplaner och styrande dokument. – Gör det nya till det nya normala och bygg in det i styrning och processer för att säkerställa en ändamålsenlig digitalisering utifrån alla lärdomar som byggts upp.

Denna form av resa skapar andrum och flexibilitet i processen, det skapar också trygghet då resan är ständigt anpassningsbar och då alla parter bygger kompetens och förståelse under resans gång. Det är viktigt att i steg 1 ha en pragmatisk syn på arbetet och tänka ”fail fast” hellre än planering i detalj. Börja göra och anpassa utefter behov.

Med en tydlighet i nyttorna som realiseras blir digitaliseringen också en naturlig del att hantera i högsta ledningen. Vad behöver vi jobba med för att skala upp arbetet och göra det hållbart för ännu större nyttoeffekter framåt?