Checklista för bedömning av automatiserat beslutsfattande

Checklistan är ett stöd för att förstå och bedöma om ett beslut kan fattas automatiserat, så kallat automatiserat beslutsfattande. Checklistan utgår ifrån de övergripande riktlinjerna och förutsättningarna kring automatiserat beslutsfattande som är fastställda i Riktlinjen för automatiserat beslutsfattande.

Frågor som man behöver ställa för att bedöma om beslut inom ett område/ärendetyp kan fattas automatiserat.

Gäller delegationsförbudet i 6 kap 38 § kommunallagen?

Där anges de ärendetyper som inte får delegeras till automatiserad beslutsfattare exempelvis;

beslut som överklagas enligt 13 kap. kommunallagen (laglighetsprövning),
beslut som enligt lag eller förordning inte får överklagas
Upphandlingsärenden

Så kallade verkställighetsbeslut behöver inte delegeras. Ett verkställighetsbeslut är ett beslut där det inte finns utrymme för beslutsfattaren att göra självständiga bedömningar exempelvis debitering av avgift enligt fastställd taxa eller förmån utifrån geografiskt avstånd mellan ex bostadsadress och skola.

Finns det några andra förutsättningar/bestämmelser som skulle kunna vara hinder för att automatisera beslut?

Att beslutet måste fattas av en viss person, exempelvis rektor i vissa beslut enligt skollagen
Om det finns särskilda krav på utredning eller handläggning, exempelvis de krav som ställs på vissa ärenden inom socialtjänstens område
Om det inte går att uppfylla kraven som finns i förvaltningslagen, exempelvis när det gäller innehåll i motivering

Är beslutet tillåtet att automatisera utifrån bestämmelserna i dataskyddsförordningen?

Förbud gäller för automatiserat beslutsfattande om inte:

beslutet är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal mellan den registrerade och kommunen
beslutet grundar sig på uttryckligt samtycke från den registrerade eller
beslutet tillåts enligt nationell rätt och innehåller lämpliga skyddsåtgärder för den registrerade, förvaltningslagen anses innehålla lämpliga skyddsåtgärder.

När det förekommer känsliga personuppgifter gäller förbud om inte:

uttryckligt samtycke erhålls eller att det föreligger att viktigt allmänt intresse och lämpliga skyddsåtgärder vidtagits

Är det lämpligt att automatisera alla beslut inom området/ärendetypen?

Vissa beslut passar att helautomatisera och vissa behöver delvis manuell hantering. Det kan exempelvis behövas manuell hantering om det krävs avvägningar och bedömningar som inte kan utföras automatiserat.

Summering och nästa steg

Om genomgången visar att processen och beslutet är lämpligt att automatisera kan frågan tas vidare genom att kontakta oss på Digital transformation eller via diggx@sundsvall.se.

Riktlinje för Automatiserat beslutsfattande samt vår genomförda Risk och konsekvensbedömning kommer publiceras inom kort!

Fortsätt utforska

Målbild och strategi

"I Sundsvalls kommun använder vi digitaliseringens möjligheter för att förbättra kvaliteten och öka tryggheten i den kommunala servicen. Genom att vi effektiviserar den kommunala verksamheten frigör vi tid och resurser för att stärka demokratin, öka delaktigheten och självständigheten hos Sundsvalls invånare." Så lyder den politiskt beslutade målbilden för digitalisering, en målbild som sätter värde hos invånare och företagare i centrum. Utifrån målbilden finns även en strategi för en hållbar digital utveckling som tar sikte mot 2030.
Metakatalogen

Metakatalogen, så kallar vi den funktion i vår digitala infrastruktur som har som ansvar att vara en central punkt för organisationens grundläggande data. Den punkt som andra system och processer använder för att hämta grunddata som kopplar till organisation eller person. Det som ofta kallas för masterdata.
Riktlinjer för BI, DW och MDM

Sundsvalls kommun skapar, samlar in, förvaltar och använder stora mängder information i sin verksamhet. Information som verksamheten behöver för att kunna följa upp och förbättra sin verksamhet och kommunens resultat. Uppföljning och analys sker ofta i någon form av BI-verktyg, men samtidigt behöver den data som används förvaltas på ett sätt som är mer långsiktigt än ett för stunden gällande IT-verktyg. Dessa riktlinjer syftar till en långsiktigt hållbar hantering av data och information i Sundsvalls kommunkoncern.