Fokusområden - Vårt arbetssätt i digitaliseringen

Digitalisering är en tvärfunktionell process som involverar flertalet olika roller och kompetenser, allt från verksamhetsspecialister, chefer, teknikspecialister till invånare och företagare. Under genomförandet av handlingsplan för digitalisering 2019-2022 arbetade Sundsvalls kommun fram en modell för att driva processen, en modell som bygger på det vi kallar för fokusområden. På denna sida beskrivs modellen för hur vi driver digitaliseringen i Sundsvalls kommun inkluderat roller och ansvar.

Fokusområden som en samlande drivkraft i utvecklingen

I Sundsvall kommunkoncerns "Strategi för en hållbar digital utveckling 2030" framgår att det är målgruppens perspektiv som ska vara ledande i utvecklingen (exempelvis invånarens, företagarens, föreningens, elevens, vårdnadshavarens). Det innebär ofta en förflyttning från ett inifrån-ut perspektiv, där verksamhetens perspektiv ofta varit i fokus, till att utveckla vår verksamhet utifrån det som skapar bäst värde för de vi finns till för.

Detta är utmanande i en stor organisation där en målgrupp inom en process kan ha behov av att vara i kontakt med flera olika verksamheter. Den typen av processer är oftast de mest utmanande att hantera, men de är också ofta några av de viktigaste ur ett samhällsperspektiv. Det kan handla om att skapa förutsättningar för företagare att starta och bedriva verksamhet eller att stötta en ungdom i en utmanande situation. I dessa mer komplexa processer är det viktigt att vi organiserar vårt arbete utifrån målgruppens situation och behov.

Inom digitaliseringen gör vi detta genom att jobba med det vi kallar för "Fokusområden", ett fokusområde är en samordning och kraftsamling av digitalisering utifrån en viss målgrupp. Där vi bygger upp en utvecklingsförmåga som är tvärfunktionell för att skapa nytta och förenkla/förbättra för målgruppen. Detta innebär att ett fokusområde byggs upp utifrån den eller de målgrupper som fokusområdet syftar till att skapa bättre förutsättningar för.

Ett exempel är lärandeområdet som sträcker sig från förskola till vuxenutbildning, men där vi idag har organiserat oss i två förvaltningar. Barn och utbildning som har ansvar för förskola till gymnasium (samt Kulturskola) samt Individ och arbetsmarknad som har ansvar för Vuxenutbildningen. Samtidigt har dessa förvaltningar mycket gemensamt i allt från vilka IT-stöd som används till erfarenheter i att driva pedagogisk verksamhet. Därför omfattar fokusområdet Morgondagens lärande både Barn och utbildning och Individ och arbetsmarknad i allt från arbetsgrupp till styrning.

Programstyrning som grund

Uppbyggnaden av fokusområden och styrningen av digitalisering bygger i grunden på Ekonomistyrningsverkets ramverk för programstyrning. Syftet är att få ihop en helhet och sammanhållen styrning av digitaliseringsarbetet som i slutändan ska bidra till att uppnå den målbild och strategi som politiken satt. Vi hävdar inte på något sätt att vi har använt ramverket fullt ut, vi hämtar inspiration på en övergripande nivå och anpassat det utifrån kommunens förutsättningar och behov. 

Nedan beskrivs hur fokusområden hänger ihop i en helhet, där det är verksamhetens strategi och mål som är i fokus samt där digitaliseringen genom fokusområden är förutsättningsskapande och ett verktyg för att nå strategier och mål. Fokusområdena blir som ett verktyg i utvecklingen av koncernens verksamhet.

Sammanfattat kan man säga att vi koordinerar och styr på en koncerngemensam nivå men driver och genomför inom fokusområden. Med andra ord är fokusområdena nyckeln i genomförandet och den dagliga utvecklingen som realiserar lösningar som ska leda till nytta och uppfyllnad av mål.

Modell och struktur för ett fokusområde

Varje fokusområde byggs upp utefter en viss grundmodell och vissa grundstrukturer, lokala variationer kan förekomma baserat på deltagande verksamheters förutsättningar men vi eftersträvar efter att följa samma modell och struktur. Nedan beskrivs både strukturen/modellen för ett fokusområde på övergripande nivå men också roller och ansvar inom fokusområdet.

Struktur för ett fokusområde

Roller och ansvar inom ett fokusområde

Uppdrag att skala upp gemensamma lösningar

Sundsvalls kommunkoncern har en koncerngemensam digital infrastruktur som ständigt utvecklas med nya funktioner och förmågor, vilket leder till att koncernen som helhet får ett mer möjliggörande digitalt arv över tid. Men nyttan av denna uppstår inte förrän den börjar användas i verksamheten.

Fokusområden har ett särskilt uppdrag att tillgodogöra sig nyttorna ur den digitala infrastrukturen genom att skala upp användningen av den. När ett nytt behov framkommer i en verksamhet ska alltid den digitala infrastrukturen vara förstahandsvalet för att realisera behovet.

För att fokusområden ska kunna förstå möjligheterna med den digitala infrastrukturen och följa utvecklingen krävs en nära samverkan med objektledare genom samordnade processer och ett löpande utbyte. Där objektledare för objekt inom den digitala infrastrukturen har ett ansvar att säkerställa att samtliga fokusområden har relevant information löpande om nya funktioner, så att verksamheterna genom fokusområdena ständigt förstår vilken nytta den digitala infrastrukturen kan skapa.

Förhållningssätt är grundläggande för allt arbete

Vi tror på att göra tillsammans. Digitaliseringen är inte en IT-fråga, men det är inte heller uteslutande en verksamhetsfråga. Det är en gemensam fråga. Om vi ska kunna tillgodogöra oss nyttorna ur digitaliseringen behöver vi jobba tillsammans.

Våra förhållningssätt är därför grunden i allt vi gör, oavsett typ av initiativ/förändring så är våra förhållningssätt centrala för vår utveckling för de handlar just om att göra tillsammans. De är därför den viktigaste parametern för att öka vår gemensamma digitala förmåga. Vår övertygelse är att vi bäst ökar vår digitala kompetens och förmåga genom att börja göra, träna och bli bättre med tiden.

För att känna tillräckligt mod för att snöra på sig skorna och hoppa in på planen krävs tillit och trygghet. Där hjälper våra förhållningssätt oss att stötta varandra och ge den trygghet och tillit som krävs för att sätta igång. Metoden för hur vi tränar och bygger förmåga kallar vi för "från det lilla till det stora" och det skriver vi mer om här på utveckling.sundsvall.se.

Men det som tar oss dit och igenom hela resan är våra förhållningssätt. Att vi krokar arm över organisationsgränser, att vi sätter ihop tvärfunktionella team där alla bidrar med sin kompetens och sitt perspektiv. Digitalisering får inte handla om att ”beställa och leverera”, då kommer det att misslyckas.

Våra förhållningssätt bygger på att:

• Vi sänker trösklarna för utveckling genom att sänka trösklarna för varandra.
• Vi krokar arm och jobbar tillsammans, det är våra kompetenser och bakgrunder tillsammans som är vår styrka.
• Vi måste våga experimentera, visst kommer vi då även misslyckas men låt oss göra det snabbt och lära av det.
• Vi måste bygga på varandras resonemang, det finns inga dåliga idéer, genom det stärker vi varandra och skapar en ökad inkludering i utvecklingen.
• Vi är öppna och transparenta, vi både delar med oss och gör transparenta och demokratiska lösningar.
• Samtidigt har vi alltid nyttan i fokus, vilken nytta ämnar vi att skapa i just detta initiativ? Det får aldrig tappas, det handlar om invånaren eller företagarens perspektiv som måste finnas i utvecklingen.

Kontakt

Om du har frågor eller funderingar kan du kontakta oss på digitalisering@sundsvall.se.