Metod vid upphandling av strategiskt viktiga IT-stöd

Inom Sundsvalls kommunkoncern finns det många strategiskt viktiga IT-stöd, IT-stöd som hanterar viktiga informationsmängder. Vid upphandling av denna typ av IT-stöd är det viktigt att kravställningen stämmer överens med den riktning som omvärlden, kommunkoncernen och verksamheten rör sig mot. Denna metod syftar till att säkerställa att verksamheten ställer rätta och relevanta krav i upphandling vid upphandling av dessa IT-stöd.

Målgruppen för denna metodbeskrivning är strateger och verksamhetsutvecklare som stöttar verksamheten i en upphandlingsprocess.

Steg 1 – Uppstart tillsammans med upphandling

Alla upphandlingsprojekt som rör strategiskt viktiga IT-stöd startar med en gemensam dialog mellan IT, verksamhet och upphandling. Ett uppstartsmöte där vi gemensamt går igenom rådande förutsättningar och skapar en övergripande plan.

Steg 2 – Beskriv verksamhetens nuläge

Arbetet bör starta med en sammanställning av verksamhetens nuläge, utifrån befintlig dokumentation av verksamhet och/eller genom en processkartläggning. I steget bör frågan ”Vilka processer och IT-stöd berörs av upphandlingen?” besvaras.

Genomförande av steg

Steg 3 – Beskriv verksamhetens målbild

Detta steg syftar till att peka ut en långsiktig målbild för verksamheten, den målbild som kommande IT-stöd ska stödja och bidra till. I steget definierar verksamheten sin långsiktiga målbild, vad ska kommande IT-stöd ska stötta för framtid? Vart vill verksamheten vara om 3-5 år? Hur bedrivs verksamheten om 3-5 år?

Att beskriva hur verksamheten ser ut och vad som genomsyrar den om 3-5 år är väldigt viktigt, ett system som upphandlas ska ofta användas minst 3-5 år framåt i tiden (ofta längre än så) och har man inte IT-stöd som stöttar verksamhetens utveckling så kan IT-stödet istället bli ett hinder för verksamhetsutvecklingen.

Genomförande av steg

  • Aktivitet
    Ta fram en målbild för verksamheten som beskriver hur verksamheten bedrivs om 3-5 år. Vart är verksamheten på väg? Genomför gärna arbetet i workshopform, inled med omvärldsbevakning och inspiration om hur samhället i stort genomgått och genomgår en stor förändring genom digitalisering. Ställ frågor så som, hur påverkar denna utveckling vår verksamhet framåt och vilka möjligheter medför denna utveckling? Utgå från medborgarens perspektiv och behov!
  • Stöd
    IT-staben (Koncernutveckling IT) kan stötta i arbetet med att ta fram en målbild. Kontakta it-stab@sundsvall.se.
  • Stödmaterial
    Exempel på målbild för verksamhet kommer inom kort.

Steg 4 – Beskriv teknisk målbild

Kommunkoncernen har en befintlig IT-infrastruktur som IT-stödet ska förhålla sig till, utifrån verksamhetens målbild ska en teknisk målbild tas fram som visar hur IT-stödet bör förhålla sig till IT-infrastrukturen. Den tekniska målbilden ska även beskriva hur kommunen ser att tekniken behöver utvecklas för att kunna bidra till verksamhetens långsiktiga målbild.

Genomförande av steg

Steg 5 – Genomför RFI

Utifrån nulägesbeskrivning, verksamhetens målbild och den tekniska målbilden så genomförs en så kallad RFI (Request For Information) i samarbete med upphandling. I denna RFI gör verksamheten en förfrågan till marknaden i syfte att utreda nuläget på marknaden samt hur väl marknaden uppfyller verksamhetens målbild samt den tekniska målbilden.

Genom RFI:n får marknaden ta del av verksamhetens målbild tidigt i processen och kan ta det som tidig input i utvecklingen av sina produkter och tjänster. Verksamheter får ofta höra från leverantörer att de inte får några krav på vidareutveckling, en RFI kan på detta sätt visa inte bara nuläge utan även krav på framtida utveckling av produkter och tjänsteleveranser. Leverantörens analys av den tekniska målbilden ger även ett kvitto på hur långt leverantörerna på marknaden är i utvecklingen av sina produkter i relation till det som krävs för att möjliggöra verksamhetens målbild.

Genom att genomföra en RFI får verksamheten svar på frågor så som:

  • Hur bred är marknaden idag (vilka aktörer kan finnas)?
  • Hur väl stämmer marknadens strategi och plan överens med verksamhetens?
  • Hur mogen är marknaden i digitaliseringsfrågan?

Vi rekommenderar att frågorna i RFI:n formuleras så att de besvarar följande perspektiv:

  • Strategi
    Vad är leverantörernas strategi för sina produkter framåt? Stödjer deras strategi digitalisering i verksamheten utifrån verksamhetens målbild?
  • Affärsmodell
    Hur ser leverantörernas affärsmodell ut? Stödjer den samverkan mellan kommuner? Stödjer affärsmodellen digitalisering av verksamheten, vilket innebär ett större informationsutbyte mellan system och tjänster?
  • Processer
    Hur väl stödjer leverantörernas produkter era befintliga processer? Hur väl stöttar IT-stödet utveckling av befintliga processer över tid?
  • Information
    Hur väl hanteras informationsmängder i leverantörernas produkter? Hur väl möjliggör IT-stödet en effektiv/kvalificerad informationsförvaltning?
  • IT-tjänster
    Hur väl uppfyller tekniken i leverantörernas produkter den tekniska målbilden? Hur väl integrerar leverantörernas lösningar gentemot koncernens befintliga IT-infrastruktur?
  • eArkiv
    Vilket stöd finns för att hämta ut och arkivera information från leverantörernas produkter?
  • Dataskydd
    Uppfyller leverantörernas produkter verksamhetens krav på dataskydd? Hur uppfyller leverantörerna krav på informationssäkerhet?

Genomförande av steg

Steg 6 – Kravställning

När RFI-analysen är klar är den underlag inför kommande upphandlingsprocess. Resultatet från RFI-analysen är vägledande i hur offensiv verksamheten kan vara i sin kravställning, utifrån marknadens nuläge.

Samtliga dokument som producerats tidigare i arbetet är mycket goda underlag även i kommande upphandling.

I kravställningen utgår ni från bruttolistan över krav vid upphandling av IT-stöd, följ instruktionerna i bruttolistan och sätt krav på lämplig nivå utefter RFI-analysens resultat samt övriga verksamhetskrav och styrande dokument.

Genomförande av steg

  • Aktivitet
    Upprätta kravställning inför kommande upphandling med bruttolistan över krav vid upphandling av IT-stöd som utgångspunkt, följ instruktionerna i bruttolistan. Gör eventuella anpassningar av tidigare framtagen dokumentation utefter RFI-analysens resultat. Bruttolista krav vid upphandling av IT-stöd
  • Stödmaterial
    Ladda hem Bruttolista krav vid upphandling av IT-stöd.

Steg 7 – Påbörja upphandlingsprocess

Genomför upphandling utefter koncernens ordinarie upphandlingsprocess.

Sidansvarig
Jari Koponen