Hur vi genomför utforskandet
Inom ramavtalet för framåtlutande teknologier kommer vi att bedriva en proof-of-concept för att testa hypotesen om att en öppen kompetensplattform skulle kunna ge ett ändamålsenligt och heltäckande stöd för samtliga delar inom området. Den POC som genomförs sker under december 2021 till februari 2022.
Utgångspunkter för en öppen kompetensplattform
Följande utgångspunkter ser vi att den öppna kompetensplattformen behöver utgå från;
- En hög grad av automation
- ”En uppgift en gång”, data ska återanvändas i processerna och inte administreras flera gånger
- En öppen arkitektur med API:er för integration med kringliggande funktioner som intranät, digitala assistenter m.m
Principer för en öppen kompetensplattform
Följande grundprinciper gäller för att anses vara en öppen kompetensplattform:
- Bygga på öppen källkod för att kunna ha en längre livscykel än ett enskilt avtal med en enskild leverantör – Leverantörer ska kunna ändras över tid medan plattformen består.
- Ha en öppen arkitektur som linjerar och fungerar i linje med Sundsvalls kommuns API-strategi
- Implementeras i linje med kommunens API-infrastruktur
- Vara i linje med och kunna utvecklas enligt kommunens API-riktlinjer
Vad ska den öppna kompetensplattformen stötta
Nedan beskriver vi i breda ordalag vilka processer eller områden som den öppna kompetensplattformen ska kunna ge stöd för.
Pre- och Onboarding
Mycket administration läggs på att tillgodose nya medarbetare med nödvändig information. Det saknas en samordning vilket gör att varje förvaltning och bolag sköter detta själva och ofta ligger ansvaret på chef eller administratör. Det finns ofta ingen dokumentation av vad en ny medarbetare har tagit del av. Beställningar avseende administration och behörigheter görs på olika ställen.
Behovet av onbarding gäller inte bara vid nyanställning, Det kan handla om reboarding vid längre frånvaro eller förändrade uppdrag, samt offboarding vid avslut av anställning för att få till en bra överlämning och minska kompetenstapp. Samtliga delar saknas idag på ett samordnat och automatiserat sätt.
LMS (Learning Management System)
All utbildning och certifiering en medarbetare genomför behöver dokumenteras. Idag har kommunen enbart en del av en nödvändig LMS-lösning. Vi registrerar idag utbildningar och erbjuder en kurskatalog. Vi saknar dock en modern lösning innehållande digital lärandeplattform med webbutbildningar och funktioner för certifiering och kompetenskortshantering. Vi saknar möjligheten att inkludera skapade utbildningar, guider och informationsmaterial från exempelvis Infocaption i vårat digitala kursutbud.
På verksamhetsnära nivå saknar vi möjlighet att skapa förvaltnings- eller bolagsspecifika lösningar, där respektive verksamhet kan bygga sin egen LMS och kombinera denna med obligatoriska koncerngemensamma delar.
Översikt och uppföljning av utbildningar
I nuläget är det svårt att få en bra översikt över vilka som genomfört vilka utbildningar och när. Vissa delar är absolut nödvändiga för verksamheten. Barn- och utbildningsförvaltningen har behov att synliggöra och kartlägga aktuella lärarlegitimationer samt giltiga utdrag ur belastningsregistret. Även andra verksamheter har yrken som kräver legitimation och som behöver dokumenteras.
Kopplat till Hälso- och sjukvårdsområdet inom Vård- och omsorgsförvaltningen är det särskilt viktig vid delegation. Exempelvis att sjuksköterskan kan delegera hantering av medicin, men då säger lagstiftningen att den som mottar delegation måste ha en "dokumenterad kunskap".
Kompetensplanering
Det innebär en stor administration att manuellt sammanställa förvaltningens aktuella befattningar och kompetenser kopplat till pensionsavgångar och kompetensgap. Även att identifiera bristyrken och sätta målplaner samt att arbeta med systematisk uppföljning är väldigt administrativ krävande utan ett väl fungerat och anpassat IT-stöd.
Ett annat behov inom området är att enkelt kunna gruppera kompetenser för att kunna öka vår omställningsförmåga och få en överblick hur enheter och verksamheter skall kunna stötta varandra vid större personalbortfall. Detta behov har märkts tydligt under pandemin. Det krävs även bättre förutsättningar till en effektiv kompetenskartläggning av yrkesgrupper.
Kompetensdatabas
Vi har ett behov av att ha medarbetares kompetenser samlade på ett överskådligt sätt. Exempelvis för att bättre kunna stötta när det uppstår en brist av specifik kompetens. Data behöver samlas från LMS i form av certifieringar, legitimationer m.m.
Lön- och utvecklingssamtal och karriärplan
Det behövs ett digitalt stöd för arbetet med lön- och utvecklingssamtal samt karriärplan och individuella målplaner. Den kommunala mallen för samtal är idag digital men det finns ingen möjlighet till fortsatt arbete kopplat till LMS-området.
Det finns även behov att exempelvis en chef ser hela sin personalgrupp och kan koppla samtal och måluppföljning till lönekartläggning och lönesättning.
Lösningsmönster
%20L%C3%B6sningsm%C3%B6nster%20en%20%C3%B6ppen%20kompetensplattform.png)
I den POC där vi ska testa hypotesen har vi efter vår förnyade konkurrensutsättning inom framåtlutande teknologier landat i ett lösningsmönster enligt nedan. Lösningsmönstret ska täcka behovet som helhet men också möjliggöra en aktiv interaktion via många olika digitala gränssnitt, det kan vara intranät, sms eller en digital assistent.
Moodle - LMS i öppen källkod
Vi använder den öppna LMS-plattformen Moodle som gränssnitt gentemot medarbetare, Moodle används även som utbildningskatalog och för produktion av egna utbildningar. Den samlar även externa utbildningar i ett samlat gränssnitt för medarbeare och chef.
Camunda
Den mest spännande delen i lösningsmönstret är användandet av en Camunda som en öppen BPMN-baserad process- och flödesmotor som drivkraften i processerna. Genom Camunda kan vi definiera t ex en pre- eller on-boardingprocess som denne därefter koordinerar och driver. Genom Camunda kan vi också knyta ihop processen med externa system, gränssnitt m.m. Oavsett om processen innebär utskick via SMS eller uppdatering av information i HR-system så kan Camunda hantera det.
API Gateway
Samtliga dataflöden mellan Moodle, Camunda och t ex SMS sker via vår API gateway enligt gällande API strategi.
UiPath
I det fall processen behöver interagera med IT-system inom vårt digitala arv, som inte har stöd för integration via API:er så kan UiPath komma att användas för att hantera händelser mot dessa system. Men det är även i detta fall Camunda som orkestrerar och instruerar UiPath för vad den ska göra när, så att processen i sin helhet finns i Camunda.
Bonushypotes - En sammanhållen medarbetarportal
%20L%C3%B6sningsm%C3%B6nster%20en%20%C3%B6ppen%20kompetensplattform_2.png)
När vi startade arbetet med att utforska möjligheten med en öppen kompetensplattform så låg fokus på kompetensutveckling och de berörda processerna.
Men med det lösningsmönster som framkom i den förnyade konkurrensutsättningen, med en process- och flödesmotor som koordinerar, har vi direkt konstaterat att vi med detta mönster skulle kunna realisera en samlad medarbetarportal.
En plats där allt för medarbetaren samlas, oavsett om det handlar om kompetensutveckling, utvecklingssamtal eller en arbetsmiljöincident. Portalen skulle även kunna samla all data om t ex vilka tjänster medarbetaren har kopplad till sig, i form av allt från datorarbetsplatser till mobiltelefon och hantera flertalet medarbetarrelaterade processer helt automatiskt.
Denna typ av lösning skulle inte bara kunna effektivisera utan verkligen förenkla och förbättra den digitala arbetsmiljön för medarbetare och chefer i hela organisationen.
Arbetet framåt
Arbetet med att sätta upp den öppna kompetensplattformen startade i december, utifrån de krav som finns ovan samt mer detaljerade krav på funktion så har vi tagit fram ett antal användningsfall som ska realiseras i den öppna kompetensplattform. Målet är att ha testat användingsfallen i en miljö enligt lösningsmönstret ovan runt februari.
Kontakt
Är du nyfiken att veta mer om arbetet, kontakta då diggin@sundsvall.se.
Strategiska områden
Publicerad: