Via Metakatalogen kan kommunens verksamheter och IT-system efterfråga grunddata från en central plats, oavsett vilket system som är master för information. Detta innebär en effektiv hantering av data som över åren sparat kommunen miljontals kronor i utveckling och underhåll av integrationer mellan system och processer samt i minskad administration.
Problem med kvalitet på organisation och ansvar
Det finns dock en grundläggande utmaning i koncernens befintliga masterdata som inte Metakatalogen i sig kan lösa, utan som kräver en förändring i hur vi hanterar masterdata i våra källsystem och verksamhetsprocesser. Det rör masterdata om organisation och vår verksamhet.
Idag är lönesystemen master för hur en organisation ser ut rent verksamhetsmässigt och sedan sprids data om organisation via Metakatalogen till kringliggande system och tjänster. Samtidigt är ekonomisystemet master för hur organisationen ser ut ur en ekonomisk dimension via det som kallas för ansvar.
Det finns ett flertal problem med denna struktur;
- Aktuellt lönesystems tekniska förmåga att bygga organisation styr hur vi definierar vår organisation och som en konsekvens av detta styr den vår grundkvalitet på data
- Om vi byter lönesystem påverkar det oerhört många kringliggande system då sättet vi beskriver organisation förändras i samband med bytet
- Att organisationsrelaterat data inte kan kopplas ihop automatiskt med ekonomirelaterat data då lönesystemet och ekonomisystemet har två olika sätt att beskriva organisation och chef/ansvar utan en koppling till varandra
Denna situation är extra problematiskt då det rör just organisationsdata, organisationsdata är grundläggande data som ofta är nyckeln för att koppla ihop olika datamängder. Det kan ses som klistret som håller ihop allt.
Denna situation som vi har idag leder bland annat till;
- Bristande kvalitet i exempelvis analyser och rapporter
- Ökad administration då medarbetare får skriva översättningstabeller för att koppla ihop datamängder samt vilken risk det innebär för fel
- Felaktigheter leder till minskat förtroendet för data och BI-området generellt
Vikten av hög kvalitet på masterdata
Masterdata i en organisation styr kvalitet i samtliga verksamheter och processer. När kvalitet på data brister påverkar det allt från att det blir onödig administration i processer och IT-system till att analyser och rapporter inte stämmer, vilket ger oss sämre förutsättningar för en ändamålsenlig styrning. Det leder också till stora utmaningar att kunna använda data i t ex ekonomiska beräkningar och uppföljningar.
Samtidigt som en bristande datakvalitet påverkar organisationen negativt ur många perspektiv så innebär en hög kvalitet och aktiv användning av masterdata en massa nyttor för koncernen.
En hög kvalitet i masterdata kan bidra till att;
- minska administration
- göra mer korrekta ekonomiska beräkningar och analyser som kan leda till en mer ändamålsenlig användning av medel och minskade utgifter i enskilda processer
- ge en ökad och snabbare service till invånare och företag i digitala tjänster, ibland t om proaktiv eller prediktiv
- öka koncernens säkerhet ur både ett dataskydds- och cybersäkerhetsperspektiv samt uppfylla de lagmässiga krav som ställs på kommuner
- öka kvalitet i olika former av register, t ex kundregister hos bolag
- möjlighet att tillgodogöra oss nyttor ur kommande teknologier som AI
Vad gör Sundsvall för att öka kvaliteten på masterdata?
Vi har startat ett arbete för att ändra master för organisationsdata, istället för att lönesystem och ekonomisystem styr hur organisationen definieras så kommer Metakatalogen i framtiden vara master för organisation och ansvar.
Rent konkret vänder vi på flödet, så att HR och ekonomi modellerar organisationen genom ett särskilt gränssnitt gentemot Metakatalogen när det ska ske förändringar. Målet är att kunna simulera förändringar och se konsekvenser innan de körs.
När verksamheten har genomfört förändringen kommer Metakatalogen att skriva in den i både lönesystemet och ekonomisystemet, helt automatiskt. Rent praktiskt kommer man att sköta organisations- och ansvarsförändringar via en särskilt framtagen applikation och inte direkt i sina verksamhetssystem.
Bakgrund till arbetet
Underlaget till det arbete som bedrivs finns beskrivet i en förstudie som adresserar problematiken och beskriver lösningen som nu implementeras. Förstudien kan laddas hem i sin helhet här
Pdf, 3.6 MB..
Kontakt
Ta kontakt med digitalisering@sundsvall.se om du är nyfiken på mer information om arbetet.
Strategiska områden
Publicerad: