Att kommuner bör digitalisera och förändra arbetssätt för att hantera utmaningar så som den demografiska utvecklingen är det inte så mycket diskussion kring idag. Det finns också en massa fantastiska initiativ som sprids som exempel, för att inspirera och dra igång tankar i andra kommuner. Men det är inte lika ofta vi diskuterar frågan om det ens är möjligt att digitalisera på ett ändamålsenligt och hållbart sätt för att uppnå rätt nyttor i kommuner, utifrån de förutsättningar som finns idag.
Kommuner har lite speciella förutsättningar när det kommer till digitalisering, vissa är möjliggörande i jämförelse med andra typer av organisationer medan andra är rent av hindrande. En faktor som är hindrande idag är kommunernas digitala arv, i detta inlägg vill vi skapa en ökad förståelse för utmaningen men också berätta om hur Sundsvalls kommun tänkt angripa den.
En vanlig missuppfattning är att statliga myndigheter och kommuner har ungefär lika behov och utmaningar, vilket är oerhört långt ifrån sanningen när det kommer till digital infrastruktur. Särskilt när det rör större statliga myndigheter som ofta är i fokus.
En större statlig myndighet har generellt sätt ett avgränsat område som de har ett uppdrag inom, sedan har de detta uppdrag över hela Sverige. Detta leder till ett relativt litet antal processer men med mycket hög volym i processerna. Då det inte finns flera större myndigheter med exakt samma behov finns ingen leverantörsmarknad med standardsystem och istället utvecklas egna lösningar av myndigheterna.
Kommuner finns det 290 stycken utav, alla med i grunden samma uppdrag. Där varje förvaltning och bolag har ett särskilt område som de har uppdrag inom, man kan säga att en kommun består av ca 20 olika myndigheter under paraplyet av en organisation.
Detta leder till att det finns en leverantörsmarknad med särskilda specialsystem för mer eller mindre varje processområde, oavsett om du rör dig inom miljö, vård eller skola så finns det normalt 2-3 leverantörer på marknaden. Så även om vi är en organisation så har vi oerhört många IT-system med inlåsningseffekteter inom varje processområde.
På grund av att det finns 2-3 leverantörer inom varje verksamhetsområde, t ex miljö, bygg eller vård och omsorg så blir det ingen eller liten konkurrens. Utvecklingen av systemen går mycket långsamt, det kostar pengar att utveckla och när konkurrens saknas så är inte utvecklingen prioriterad. De systemleverantörer som finns på marknaden lever samtidigt med sitt egna digitala arv, produkter som utvecklades för att digitisera papper förväntas nu agera digitala processtöd. Det var inte det de utvecklades för.
Systemen saknar normalt helt integrationsmöjlighet via t ex API, vilket gör att data inte går att komma åt eller utbyta mellan processer eller IT-system. Vilket skapar en inlåsningseffekt.
Om en kommun ska försöka digitalisera en verksamhetsprocess blir det med andra ord en utmaning, data går inte att komma åt och att utbyta data mellan processer är oerhört svårt. Det finns inte heller en tillräckligt stor volym av ärenden i varje enskild process för att motivera större investeringar.
Detta resulterar i att man ofta förlitar sig på t ex RPA för att åstadkomma automatisering eller nöjer sig med e-tjänster som i de flesta fall bara genererar en PDF som matas in manuellt i systemet i slutändan ändå. Vilket bidrar till en ökad digital kontakt med målgruppen men ingen eller en marginell effektivitetsökning internt.
Det är detta som ofta kallas för att ”digitisera” en process, vi försöker med olika medel göra processen digital men vi uppnår aldrig full nyttopotential varken internt eller mot målgruppen. För det enda vi gör är att försöka göra en digital variant som efterliknar hur vi alltid handlagt ärenden på papper.
AI är på allas läppar dessa dagar, det är inte heller sällan man hör det nämnas som en lösning för kommuner i framtiden. Men en sak som det diskuteras mindre om är den avsaknad av datamängder som finns i kommunsektorn. Stora mängder data är det som ofta krävs för att träna ett AI, men vilka förutsättningar finns det för kommuner att dra nytta av denna teknologi när de stora mängderna data inte existerar då de är distribuerade på 290 ställen och/eller inlåsta i ett system?
Med andra ord hindrar detta systemfel oss inte bara idag, utan det står även i vägen för framtida tekniska lösningar som skulle kunna komma att underlätta för verksamhet och invånare.
I Sundsvalls kommun försöker vi ta ett helt nytt grepp kring denna fråga, vi kan digitisera i all evighet och det ger visserligen nyttor löpande men det kommer inte möjliggöra en större omställning.
Vi har istället ambitionen att bygga upp en helt ny digital infrastruktur för en kommun, där vi tar avstamp i en modern och mer långsiktig arkitektur och bygger utifrån den en digital infrastruktur som möjliggör digitalisering på riktigt. Med den digitala infrastrukturen kommer vi öka vår omställningsförmåga, men även möjliggöra förnyelse genom att vända helt på hur vi levererar kommunala tjänster i framtiden.
Mer om den digitala infrastrukturen kan ni läsa i ett tidigare inlägg om en möjliggörande digital infrastruktur för kommuner och under sidan om digital infrastruktur, här ser vi en stor möjlighet att i framtiden ha en mer gemensam och enhetlig digital infrastruktur i kommunsverige. Varför inte möjliggöra avrop av kommunal digital infrastruktur som tjänst i framtiden så att samtliga kommuner i Sverige (oavsett storlek) kan ges tillgång till samma grundtjänster? För att på så vis säkerställa att en invånare i Sverige kan förvänta sig en viss grundnivå av digital service.
Ett system med väl utvecklad arkitektur och som stöttar digitaliseringen inom kommuner på ett bra sätt har naturligtvis en viktig plats att fylla. Ingen enskild kommun kan utveckla samtliga förmågor som krävs i en sådan bred organisation på egen hand, här ska vi tillsammans nyttja den styrka och kraft som finns inom både civilsamhälle, näringsliv och det offentliga när vi utvecklar morgondagens digitala tjänster.
Om vi skulle ge några tips så är det att:
I övrigt kan vi också tipsa om att helt enkelt använda OECD:s dimensioner för en helt digital förvaltning som en form av utgångspunkt, inspiration och vägledning i utvecklingen. Nedan kommenterar vi ett par viktiga perspektiv kopplat till dessa dimensioner ur vårt perspektiv.
Detta inlägg ska inte på något sätt tas som en kritik mot någon enskild leverantör eller system, inlägget är skrivet utifrån en generisk bild av leverantörer och system inom kommunsektorn. Syftet är helt enkelt att få till en dialog i frågan och att vi tillsammans driver utvecklingen framåt. Ingen part kan lösa dessa utmaningar själva utan det krävs ett samspel nationellt, regionalt och lokalt för att driva utvecklingen framåt. Förhoppningsvis kan vårt arbete i Sundsvall bidra till att driva på utvecklingen även nationellt, vi fokuserar självklart på vår egen kommun men bygger vår digitala infrastruktur på ett sätt som blir återanvändbart för vilken kommun som helst.
Om du har några synpunkter, tankar eller idéer för hur detta område kan drivas på så får ni mer än gärna ta kontakt med oss på diggin@sundsvall.se för en dialog.
Publicerad: