Ett systemfel inom kommunsektorn hindrar digitaliseringen

Att kommuner bör digitalisera och förändra arbetssätt för att hantera utmaningar så som den demografiska utvecklingen är det inte så mycket diskussion kring idag. Det finns också en massa fantastiska initiativ som sprids som exempel, för att inspirera och dra igång tankar i andra kommuner. Men det är inte lika ofta vi diskuterar frågan om det ens är möjligt att digitalisera på ett ändamålsenligt och hållbart sätt för att uppnå rätt nyttor i kommuner, utifrån de förutsättningar som finns idag.

Kommuner har lite speciella förutsättningar när det kommer till digitalisering, vissa är möjliggörande i jämförelse med andra typer av organisationer medan andra är rent av hindrande. En faktor som är hindrande idag är kommunernas digitala arv, i detta inlägg vill vi skapa en ökad förståelse för utmaningen men också berätta om hur Sundsvalls kommun tänkt angripa den.

Offentlig sektor är väl offentlig sektor, det är väl ingen större skillnad mellan en myndighet och en kommun?

En vanlig missuppfattning är att statliga myndigheter och kommuner har ungefär lika behov och utmaningar, vilket är oerhört långt ifrån sanningen när det kommer till digital infrastruktur. Särskilt när det rör större statliga myndigheter som ofta är i fokus.

En större statlig myndighet har generellt sätt ett avgränsat område som de har ett uppdrag inom, sedan har de detta uppdrag över hela Sverige. Detta leder till ett relativt litet antal processer men med mycket hög volym i processerna. Då det inte finns flera större myndigheter med exakt samma behov finns ingen leverantörsmarknad med standardsystem och istället utvecklas egna lösningar av myndigheterna.

Kommuner finns det 290 stycken utav, alla med i grunden samma uppdrag. Där varje förvaltning och bolag har ett särskilt område som de har uppdrag inom, man kan säga att en kommun består av ca 20 olika myndigheter under paraplyet av en organisation.

Detta leder till att det finns en leverantörsmarknad med särskilda specialsystem för mer eller mindre varje processområde, oavsett om du rör dig inom miljö, vård eller skola så finns det normalt 2-3 leverantörer på marknaden. Så även om vi är en organisation så har vi oerhört många IT-system med inlåsningseffekteter inom varje processområde.

Leverantörsmarknadens påverkan på digitalisering

På grund av att det finns 2-3 leverantörer inom varje verksamhetsområde, t ex miljö, bygg eller vård och omsorg så blir det ingen eller liten konkurrens. Utvecklingen av systemen går mycket långsamt, det kostar pengar att utveckla och när konkurrens saknas så är inte utvecklingen prioriterad. De systemleverantörer som finns på marknaden lever samtidigt med sitt egna digitala arv, produkter som utvecklades för att digitisera papper förväntas nu agera digitala processtöd. Det var inte det de utvecklades för.

Systemen saknar normalt helt integrationsmöjlighet via t ex API, vilket gör att data inte går att komma åt eller utbyta mellan processer eller IT-system. Vilket skapar en inlåsningseffekt.

Hur ska en kommun kunna utveckla sin verksamhet med dessa förutsättningar?

Om en kommun ska försöka digitalisera en verksamhetsprocess blir det med andra ord en utmaning, data går inte att komma åt och att utbyta data mellan processer är oerhört svårt. Det finns inte heller en tillräckligt stor volym av ärenden i varje enskild process för att motivera större investeringar.

Detta resulterar i att man ofta förlitar sig på t ex RPA för att åstadkomma automatisering eller nöjer sig med e-tjänster som i de flesta fall bara genererar en PDF som matas in manuellt i systemet i slutändan ändå. Vilket bidrar till en ökad digital kontakt med målgruppen men ingen eller en marginell effektivitetsökning internt.

Det är detta som ofta kallas för att ”digitisera” en process, vi försöker med olika medel göra processen digital men vi uppnår aldrig full nyttopotential varken internt eller mot målgruppen. För det enda vi gör är att försöka göra en digital variant som efterliknar hur vi alltid handlagt ärenden på papper.

Är AI ens en möjlighet i kommunsektorn i framtiden?

AI är på allas läppar dessa dagar, det är inte heller sällan man hör det nämnas som en lösning för kommuner i framtiden. Men en sak som det diskuteras mindre om är den avsaknad av datamängder som finns i kommunsektorn. Stora mängder data är det som ofta krävs för att träna ett AI, men vilka förutsättningar finns det för kommuner att dra nytta av denna teknologi när de stora mängderna data inte existerar då de är distribuerade på 290 ställen och/eller inlåsta i ett system?

Med andra ord hindrar detta systemfel oss inte bara idag, utan det står även i vägen för framtida tekniska lösningar som skulle kunna komma att underlätta för verksamhet och invånare.

Slutsats – Ett digitalt arv som hindrar utveckling

• Leverantörsmarknaden inom kommunsektorn har över tid lett till lösningar som generellt sätt har en relativt omodern arkitektur, data är låst i system och standarder för utbyte av data är obefintliga.
• Basen på 290 kommuner är inte oändlig, den är tillräckligt stor för att motivera egna lösningar och affärsområden men den är inte tillräckligt stor för att dra till sig stora investeringar i moderna lösningar.
• Avsaknaden av konkurrens bidrar till en låg utvecklingstakt, det blir ofta ett större fokus på att förvalta än att utveckla för utveckling kostar.
• Inlåsningseffekten av data hindrar både utvecklingen av ändamålsenlig digitalisering idag men hindrar också användandet av framtida teknologier

I Sundsvall utvecklas en möjliggörande digital infrastruktur

I Sundsvalls kommun försöker vi ta ett helt nytt grepp kring denna fråga, vi kan digitisera i all evighet och det ger visserligen nyttor löpande men det kommer inte möjliggöra en större omställning.

Vi har istället ambitionen att bygga upp en helt ny digital infrastruktur för en kommun, där vi tar avstamp i en modern och mer långsiktig arkitektur och bygger utifrån den en digital infrastruktur som möjliggör digitalisering på riktigt. Med den digitala infrastrukturen kommer vi öka vår omställningsförmåga, men även möjliggöra förnyelse genom att vända helt på hur vi levererar kommunala tjänster i framtiden.

Mer om den digitala infrastrukturen kan ni läsa i ett tidigare inlägg om en möjliggörande digital infrastruktur för kommuner och under sidan om digital infrastruktur, här ser vi en stor möjlighet att i framtiden ha en mer gemensam och enhetlig digital infrastruktur i kommunsverige. Varför inte möjliggöra avrop av kommunal digital infrastruktur som tjänst i framtiden så att samtliga kommuner i Sverige (oavsett storlek) kan ges tillgång till samma grundtjänster? För att på så vis säkerställa att en invånare i Sverige kan förvänta sig en viss grundnivå av digital service.

Hur kan jag som systemleverantör bidra till denna utveckling?

Ett system med väl utvecklad arkitektur och som stöttar digitaliseringen inom kommuner på ett bra sätt har naturligtvis en viktig plats att fylla. Ingen enskild kommun kan utveckla samtliga förmågor som krävs i en sådan bred organisation på egen hand, här ska vi tillsammans nyttja den styrka och kraft som finns inom både civilsamhälle, näringsliv och det offentliga när vi utvecklar morgondagens digitala tjänster.

Om vi skulle ge några tips så är det att:

• Ta fram en API-strategi och målbild för plattformen, ta gärna en titt på Sundsvalls kommuns motsvarighet här på utveckling.sundsvall.se som inspiration samt allt arbete som DIGG driver inom detta område.
• Se på den data som processen genererar som det viktigaste, se till att kommunen alltid har full tillgång och ägarskap till data så att det kan användas för att utveckla processen och området ytterligare. Säkerställ att data är lätt att utbyta mellan processer och säkerställ data som går att använda för att träna teknologier inom AI i framtiden.
• Utveckla digitala stöd som grundar sig på processer, ställ er frågan hur kan vi hjälpa till för att automatisera så mycket som möjligt i processen? Tänk processtöd, hur ser processen ut och hur kan handläggningen av ärendet automatiseras via ett processflöde. Där systemet handlägger primärt och inte en människa. Vi måste sluta utveckla IT-system som utgår från grundtanken om att det är en människa som ska koordinera ärendeflödet, människa ska göra det den behöver göra i processen men låt ett processflöde sköta resten.

I övrigt kan vi också tipsa om att helt enkelt använda OECD:s dimensioner för en helt digital förvaltning som en form av utgångspunkt, inspiration och vägledning i utvecklingen. Nedan kommenterar vi ett par viktiga perspektiv kopplat till dessa dimensioner ur vårt perspektiv.

• Digital by design
  Er lösning ska möjliggöra att kommunen kan utvecklas utifrån principer som digitalt först, eller digitalt som norm. Där den möjliggör för oss som kommun att förändra och förnya vår leverans utifrån potentialen i det digitala.
• Data-driven public sector
  Data är det som är viktigast i hela plattformen. Plattformen möjliggör en säker hantering, men även användning, av data som en strategisk resurs över tid. Data ska vara tillgängligt för utveckling av lösningar vi inte ens kan föreställa oss idag. Data måste vara tillgängligt för att kunna t ex träna AI i framtiden.
• Open by default
  Öppenhet är ett ledord genom hela lösningen, allt från öppna API:er till öppna data och öppna format. Plattformen bör bygga på öppen källkod och inte proprietära produkter, fundera om det är er plattform som är er konkurrensfördel eller er leverans och förmåga?
• User-driven
  En princip i plattformens utveckling är synsättet om utifrån-in. Tjänster ska utvecklas utifrån målgruppens behov och principen ska följas även i mer tekniska delar så som API:er, där de ska vara begripbara och lättanvända även för invånare och företag. Att förlita sig på att systemspecialister i en form av användargrupp bidrar med kunskap om vad användarna vill ha kanske inte håller.
• Government as a platform
  Plattformen ska möjliggöra nya former av tvärfunktionella samarbeten, kommunen ska kunna samarbete med allt från näringsliv till andra offentliga organisationer i utförandet av en process. Tekniken ska möjliggöra välfärd och tjänster utifrån invånares och företagares perspektiv, oavsett vilka som är involverade i leveransen av den. Även här blir en API-strategi av oerhörd vikt för att lyckas, en instängd monolit kommer aldrig att kunna stötta denna dimension.
• Proactiveness
  Plattformen ska möjliggöra en ökad proaktivitet i kommunens utövning av verksamhet. Data kan användas och tjänster formges för att kunna fatta allt ifrån proaktiva beslut till att bidra med helt ny kunskap genom avancerad analys.

Summering och kontakt

Detta inlägg ska inte på något sätt tas som en kritik mot någon enskild leverantör eller system, inlägget är skrivet utifrån en generisk bild av leverantörer och system inom kommunsektorn. Syftet är helt enkelt att få till en dialog i frågan och att vi tillsammans driver utvecklingen framåt. Ingen part kan lösa dessa utmaningar själva utan det krävs ett samspel nationellt, regionalt och lokalt för att driva utvecklingen framåt. Förhoppningsvis kan vårt arbete i Sundsvall bidra till att driva på utvecklingen även nationellt, vi fokuserar självklart på vår egen kommun men bygger vår digitala infrastruktur på ett sätt som blir återanvändbart för vilken kommun som helst.

Om du har några synpunkter, tankar eller idéer för hur detta område kan drivas på så får ni mer än gärna ta kontakt med oss på diggin@sundsvall.se för en dialog.