Vi använder kakor, cookies, för att ge dig en förbättrad upplevelse, sammanställa statistik och för att viss nödvändig funktionalitet ska fungera på webbplatsen.
Vi har en stor utmaning i kommunsektorn där dagens digitala arv inte möjliggör en ändamålsenlig digitalisering, dagens arv är i grunden en datorisering av pappersprocesserna från 1900-talet. IT-systemen har tagit den pappershantering som fanns och gjort en digital variant, där man fortfarande jobbar efter antagandet att det är en människa (handläggare) som sköter koordinering av ett ärende i processen och att det i normalfallet är ett dokument som är själva handlingen.
Inom Sundsvalls kommun har vi under 2021 infört det vi kallar ett "generellt processtöd". Detta processtöd ger våra verksamheter en möjlighet att utveckla ett digitalt stöd för en process som är 100% digitalt och automatiserat i grunden. Handläggare involveras endast där denne behövs. Där det är processtödet som sköter koordineringen av ärendet genom hela processen.
Dagens digitala arv inom kommunsektorn baserar sig på ett grundläggande fel, det bygger i normalfallet på att det är handläggare som koordinerar information och flöde i processer. Innan IT-systemens inträde så var det handläggaren som flyttade pappret från en avdelning till annan, från en pärm till annan.
Med datoriseringen under 90-talet byggdes IT-system som efterliknande detta arbetssätt. Nu är vi inne på 2020-talet och vi lever fortfarande med detta arv. Inom mer innovationsrika sektorer så har data och processer tagit över, människan finns där människan behövs men sedan sköter regelverk, algoritmer och processer arbetet där data är en vital del i verksamheten.
Med det generella processtödet avser vi att ge Sundsvalls kommun samma möjligheter som mer innovativa sektorer, där vi kan utgå från målgruppens perspektiv och behov samt anpassa arbetssätt och processer med stöd av det digitala i syfte att skapa ett ökat värde för målgruppen.
Grundregeln inom det generella processtödet är att det är processmotorn som driver processen, det är processmotorn som avgör vad som ska hända när, det är den som koordinerar aktiviteter inom processen samt sköter t ex inhämtning av data till ett ärende samt bereder ett ärende utifrån ett givet regelverk.
Handläggare får därmed en lite annorlunda roll i framtiden, där man inte längre är den som koordinerar flödet i processen utan man fokuserar mer på att granska färdigberedda ärenden och fatta eventuella beslut på det underlad som inkommit.
Det som vi kallar för generellt processtöd består inte av ett IT-system, utan det består av en samling förmågor och ett standardiserat sätt att kommunicera mellan komponenter.
Grovt talat består det generella processtödet av följande delar:
Den mest spännande delen i lösningsmönstret är användandet av en Camunda som en öppen BPMN-baserad process- och flödesmotor som drivkraften i processerna. Genom Camunda kan vi definiera t ex en pre- eller on-boardingprocess som denne därefter koordinerar och driver. Genom Camunda kan vi också knyta ihop processen med externa system, gränssnitt m.m. Oavsett om processen innebär utskick via SMS eller uppdatering av information i HR-system så kan Camunda hantera det.
Framgent ser vi en möjlighet att ha processer som både frigör tid och resurser i verksamhet genom en mycket hög grad av automatisering samtidigt som det ger snabbare processer och beslut för invånare och företag. En vinst för alla parter.
En sådan process skulle kunna se ut ungefär som nedan (klicka på bilden för högre upplösning);
I detta exempel ser vi att handläggaren enbart involveras för bedömning, granskning och beslut. Resterande delar som idag består av en massa moment och administration har eliminerats helt.
Rent praktiskt ser en process ut på följande sätt när den kartlagts och byggts i BPMN, i detta exempel ser vi hur en process för onboardin av ny medarbetare skulle kunna se ut (klicka för att se högupplöst version):
Den 1:a juli 2022 är förslaget att vi som kommuner ska få möjlighet att fatta automatiserade beslut enligt i princip samma regelverk som statliga myndigheter. Kommuner får med andra ord idag inte fatta automatiserade beslut. Men med denna regeländring kan processer snabbas upp ytterligare och administration kan minska än mer i framtiden.
Lösningen med generellt processtöd ser vi som en nyckel för att lyckas med detta, då vi med denna lösning kan ha öppet dokumenterade algoritmer för beslut. Detta innebär att vi över tid inte bara kan arkivera beslut utan även medföljande algoritmer så att rättssäkerhet och insyn ökar samtidigt som generationer framöver kan förstå hur beslut fattades, med vilken data och enligt vilka regler.
Om vi tittar mer ur det tekniska perspektivet så använder vi följande komponenter i lösningen;
Digitalisering och Innovation, Sundsvalls kommun
Norrmalmsgatan 4, 851 85 Sundsvall
E-post: diggin@sundsvall.se