Fokusområden - Tvärfunktionellt arbetssätt vid digitalisering
Digitalisering handlar om att utveckla verksamhet, därför behöver vi driva digitaliseringen verksamhetsnära och ständigt med målgruppens perspektiv i fokus. Detta gör vi genom så kallade fokusområden, ett fokusområde är ett sätt att kraftsamla våra förmågor och resurser inom digitalisering utifrån en viss målgrupp.
Genom fokusområden kan vi jobba tvärfunktionellt internt i vår organisation för att skapa bästa möjliga situation som möjligt för de vi finns till för, oavsett hur vi är organiserade eller vilka delar av organisationen som krävs för att åstadkomma en förändring.
Fokusområden blir därför ett sätt att kroka arm och jobba tillsammans i digitaliseringsarbetet, där digitaliseringen blir en ständig lärandeprocess där vi löpande utvecklar vår digitala förmåga och vårt digitala arv.
Dagens fokusområden
Nedan beskrivs de fokusområden som är startade idag.
Här fokuserar vi på att verksamhetsutveckla inom skolans område, från förskola till vuxenutbildning, med hjälp av digitaliseringens möjligheter. Vi genomför främst projekt för att ge stöd och service till verksamheten och för att minska administration.
Verksamheter som ingår inom fokusområdet är Barn- och utbildningsförvaltningen och Vuxenutbildningen inom Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen.
Fokusområdesledare är Maria Granqvist som kan nås via maria.granqvist@sundsvall.se.
Här ligger fokus på att tillsammans med verksamhetens medarbetare och chefer utveckla och införa digitala lösningar inom vård, hälsa, äldreomsorg och socialtjänst, för såväl vård- och omsorgstagare, patienter och klienter som för olika professioner/medarbetare. Det innebär införande av digitala insatser, distans- och välfärdsteknik som underlättar och förenklar vardagen för brukare och medarbetare, införande av verksamhetssystem, automatiserade processer men även grundläggande infrastruktur och förutsättningar samt utforskande initiativ inom AI.
Verksamheter som ingår inom fokusområdet är Vård- och omsorgsförvaltningen och Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen.
Fokusområdesledare är Niklas Rahm som kan nås via niklas.rahm@sundsvall.se
Fokus ligger på att förenkla vardagen för chefer och medarbetare i Sundsvalls kommun genom att;
- förbättra den digitala arbetsmiljön
- minska den administrativa bördan
- bidra till proaktiva och konsultativa arbetssätt
- utveckla ett mer möjliggörande digitalt arv
- öka chefers och medarbetares digitala förmåga
Fokus ligger på processer och tjänster som merparten eller alla verksamheter nyttjar, dvs tvärfunktionella och generella processer/tjänster. Därmed ingår i praktiken alla verksamheter på ett eller annat sätt i fokusområdet, men då fokus är på generella processer sker styrningen primärt genom funktionsområdena HR, Ekonomi, IT och Administration.
Enskilda verksamheter bedriver självklart också aktiviteter som förenklar den digitala vardagen för sina medarbetare samt chefer och det ska man fortsätta göra, ofta sker det då även inom andra fokusområden eller som enskild verksamhetsutveckling.
Fokusområdesledare är Peter Karlsson som kan nås via peter.karlsson@sundsvall.se.
Vårt arbetssätt grundar sig i förhållningssätt
Vi ökar den digitala förmågan genom att göra tillsammans. Digitaliseringen är inte en IT-fråga, men det är inte heller uteslutande en verksamhetsfråga. Det är en gemensam fråga. Om vi ska kunna tillgodogöra oss nyttorna ur digitaliseringen behöver vi jobba tillsammans, vilket fokusområden i grunden handlar om.
Vår övertygelse är att vi bäst ökar vår digitala förmåga och förmåga genom att börja göra, träna och bli bättre med tiden. När vi jobbar tillsammans har vi därför en del grundläggande förhållningssätt.
Våra förhållningssätt bygger på att:
- Vi sänker trösklarna för utveckling genom att sänka trösklarna för varandra.
- Vi krokar arm och jobbar tillsammans, det är våra kompetenser och bakgrunder tillsammans som är vår styrka.
- Vi måste våga experimentera, visst kommer vi då även misslyckas men låt oss göra det snabbt och lära av det.
- Vi måste bygga på varandras resonemang, det finns inga dåliga idéer, genom det stärker vi varandra och skapar en ökad inkludering i utvecklingen.
- Vi är öppna och transparenta, vi både delar med oss och gör transparenta och demokratiska lösningar.
- Samtidigt har vi alltid nyttan i fokus, vilken nytta ämnar vi att skapa i just detta initiativ? Det får aldrig tappas, det handlar om invånaren eller företagarens perspektiv som måste finnas i utvecklingen.
Fokusområden som ett sätt att skala upp digital infrastruktur
Likt alla andra kommuner begränsas digitaliseringen i Sundsvalls kommunkoncern av det digitala arvet, som i sig är ett resultat av ett systemfel inom hela kommunsektorn. I syfte att ge våra verksamheter möjlighet att bedriva en värdeskapande verksamhetsutveckling utan att behöva påverkas lika mycket av det digitala arvet så utvecklar vi löpande en mer möjliggörande gemensam digital infrastruktur.
Utvecklingen av vår digitala infrastruktur sker primärt genom en mängd objekt, exempelvis objektet Digitala kanaler där vi utvecklar digitala tjänster utifrån uppkomna behov eller objektet BI/DW som kan hjälpa till att realisera tekniska lösningar för uppföljning och analys i verksamhetsprocesser.
Genom fokusområdena samlar vi behov och har en nära dialog med verksamhet och kan genom det både kanalisera rätt teknik till rätt behov men även sprida förståelsen för möjligheterna som vi har med vår digitala infrastruktur. Allt för att öka användningen och skala upp användningen av den digitala infrastrukturen, som i slutändan innebär mer ändamålsenliga processer för verksamheter och målgrupper.